Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

alapján a részlegek többségénél jelentkező azonos iratokat azonos számozású, de az irattári tervben részlegenként külön kezelt tételekbe teszik, s ezzel elősegítik a tükröződések későbbi kiszűrését. Egy komoly gond: a miniszteri és államtitkári iratok biztonságos megőrzése nem megnyugtató, „fent" nem tartják magukra nézve kötelezőnek az iratkezelési szabályzat pontos betartását, melynek valószínű következménye ezen iratok alig vagy nem rendezett és esetenként hiányos irattárba ömlesztése lehet. A kialakult s végső soron elfogadható szabályzatot a tárca következetesen végrehajtja. Tételesen irattároz, irattára rendezett és jegyzékeit (a tvr. előtti anyag is; a jogelőd illetve megszűnt szervek ott őrzött anyagának kellő rendezésére, selejtezésére már nem mindig futja a tárca erejéből), rendszeresen és szakszerűen selejtez (a baj csak az, hogy bár az elavult régi ügykörjegyzékeken túlmenő arányt selejtez ki, mégis iratanyaga körülbelül 50%-ban a levéltárba kerül - illetve kerülne, ha fogadni tudná az UMKL). A Belker. Min.-nál referensünk — bár mindent megtett a szempontok és érdekek egyeztetésére — erős ellenállásba ütközött. A tárca hallani sem akart tételekről, irattári tervről; később nagy nehezen készített egy tervet — őrzési idők feltüntetése nélkül; majd kompromisszumot" ajánlott: csak a levéltári tételeket fogja tételezni ... (A vita közben átszervezés történt a tárcánál; egyetlen előadó feladata lett a szabályzatelőkészítés és az alárendelt szervek szabályzatainak jóváhagyása — ez az előadó volt hivatott egyben az összes vállalati mérleg véleményezésére, összesítésére.) Már a határidő után kezdődött el a főosztályok ügykörjegyzékének begyűjtése. A kialakult újabb szabályzat-variáns már tételszámokkal operált. Az utóbbiaknak azonban csak az irattárban lett volna jelentőségük, aholis az iratanyag teljes átrendezésre került volna. Kimaradt az irattári tervből - szándékosan — a miniszteri és államtitkári iratok sorozata. Időrabló huzavona után jóváhagyásra került a tvr.-nek formailag is alig megfelelő szabályzat. Az 1973. illetve 1977. évi levéltári ellenőrzés megállapította: a tételeket az előadók nem vezetik rá az iratokra, a miniszteri, államtitkári iratok kezelése elfogadhatatlan. A tételszámok szerinti irattározást nem hajtják végre. Az irattár állapota sokáig igen rossz volt, mára némileg normalizálódott a helyzet, de így is élesen elválik a viszonylag tűrhetően rendezett iratkezelés (sok névre szóló, de hivatali iratot ma sem iktatnak) az igen hiányos irattározástól. Érdemes bepillantani a tárca - mint láttuk mellőzött - irattári tervébe. Nem selejtezne tők és levéltárba adandók például: kivitelezési ügyek, alkalmazottak nyilvántartókönyve, a közgazdasági főosztály anyagának 95%-a, export-importügyek minden bontás nélkül, protokoll ügyek, áruforgalmi ügyek, szállodaipari ügyek, beiskolázások, tanfolyamok anyakönyvei stb. Hemzsegnek a túl átfogóan tárgyazott s így a rendelkezések céljától messze álló tételek, valamint a hibásan meghatározott őrzési idők. Néhány szót — csak jelzésként - más tárcák szabályzatairól, megszületésükről. A Könnyűipari Minisztérium addig ment az ellenállásban, hogy minisztere közvetlenül a művelődésügyi miniszternél óvott a tételezés ellen. A vita közben a teljes ágazat nagy időhátralékba került. A tárca szabályzatának készítése során, az ügykörök felmérésekor a részlegeket, ügyintézőket meg sem kérdezték. Maga a szabályzat kimondta, hogy a rendszeres jelentéseket, beszámolókat, mérlegeket iktatni sem kell; az iktatás, csatolás, i a