Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

6. Nem tisztázott a levéltárak ellenőrző munkájának kötelező mélysége sem. A tvr. és melléklete csak a levéltári érték megőrzését adja feladatul, a LÜSZ már jóval mélyebb ellenőrzési munkát ír elő. A tvr. szerint az iratkezelés rendjének biztosítása, a szabályzatok jóváhagyása és betartásuk ellenőrzése a közvetlen felügyeleti szervek feladata, a levéltárak csak a kulturális miniszter ágazati jogát érvényesítik. Kérdés: köteles-e a levéltár a vázolt munka érdemi részét teljességgel magára vállalni? Meddig terjed a levéltári érték biztosítását szolgáló kötelezettség? 7. A rendelkezések — helyesen — iratnak minősítik a filmet, hangszalagot s- egyéb nem hagyományos iratokat is. Ennek deklarálása azonban nem elegendő. A nem hagyományos iratok megőrzése, a történeti értékűek biztosítása, enyhe kifejezéssel bizonytalan — s ennek a kérdés szervezeti megoldhatatlansága az oka. Itt utalnék a műszaki dokumentációk kérdésére, melyek ma általánosan nem selejtezhetők, s így sok szervnél az irattár jelentős mennyiségi részét képezik. Úgy vélem, helyes lenne műszaki szakértők bevonásával felülvizsgálni e dokumentációs anyagok értékét; tekintélyes részüket alighanem selejtezhetőnek nyilváníthatnánk. 8. A fő problémát a reform rövid (bár módosított) határideje és általánosan, egyszerre kötelező volta jelentette. Szűcs László már említett cikkében igen helyesen szorgalmazta a reform lépcsőzetes bevezetését. Valóban : egy-egy alágazatban, esetleg szervtípusonként néhány szervnél lett volna célszerű a kísérleti jellegű munka, s a tapasztalatok hasznosításával lehetett volna megfelelő ütemezést kidolgozni. A kísérleti időszak az előbb felsorolt 7 hiányosság zömének korrigálását elősegítette volna. A lépcsőzetes megvalósítás elkerülhetővé tette volna a felügyeleti szervek túlterheléséből, a kampányjellegű gyors munkából adódó sok hibát, melyek kijavítása sok időt fog igénybevenni, s nem biztos, hogy olyan jó eredmény érhető el, mint ami a lépcsőzetes bevezetéssel elérhető lett volna. A rendelkezések végrehajtása során leszűrt tapasztalatunk az, hogy a végrehajtás feltételei az előkészítés hiányosságai miatt nem voltak kellően biztosítva. A végrehajtás, a szervezés és ellenőrzés kulcspontjai, a tárcák illetékes vezetői és a szervek vezetői nem lettek felkészítve a feladatra. Feltétlenül szükség lett volna a jogszabályon túl előzetes értekezletek tartására, körlevelek kiadására, melyek kézzel foghatóan meggyőzték volna őket a feladat ésszerűségéről és megadták volna azokat az információkat, melyek megfelelően motiválták volna a végrehajtást. Igénybe lehetett volna venni a népszerűsítés eszközeit is (sajtó, rádió, TV). Mindez elmaradt, s így a levéltárosokra hárult a feladat, hogy a szerveket egyenként meggyőzzék — levéltárosonként és területenként nyilván más-más hatásfokkal — a rendelkezések célszerűségéről. Ezt súlyosította az, hogy a levéltárosok sem voltak felkészítve az ellátandó új feladatokra. Ennek következtében a levéltárosok akkor tanulták e munkát, amikor már hatékonyan dolgozniok kellett volna. Mindez nem menti a tárcák és szervek illetékeseinek feltűnő érdektelenségét, a sok helyen fellépő passzív sőt aktív ellenállást, azt, hogy zömmel erőfeszítést 165