Levéltári Szemle, 28. (1978)

Levéltári Szemle, 28. (1978) 3. szám - FIGYELŐ - Kozáry Andrea: Tanulmányúton a kanadai levéltárakban / 621–629. o.

a kéziratoké pedig rózsaszín. Reggel 9-tŐl délután 5-ig a három levéltáros kézséggel áll a kutatók és az érdeklődők rendelkezésére. A légkondicionált olvasóteremben minden lehetőséget megteremtettek arra, hogy bárki eredményes kutatásokat végezhessen. Érkezéskor minden kutató köteles a nyilvántartási könyvbe nevét, címét, telefonszámát beírni, majd aláírni egy nyilatkozatot, hogy tudomásul veszi a levéltári szabályzatot, amelynek egy példányát a levéltáros köteles mindenkinek átadni. A szükséges restaurálási munkálatokat az egyetem restauráló műhelyében végzik el. A levéltár bármely anyagról, (kivéve a zárolt anyagot) xerox másolatokat készít. A zárolt anyag abban az esetben adható ki, ha az illető bizonyítja, hogy az anyag elengedhetetlenül szükséges a kutatásaihoz és írásban erre engedélyt kér az egyetemi levéltárnoktól. Bank of Nova Scotia Archives Először néhány szót szólunk az üzleti levéltárakról általában. Elsősorban jogi és pénzügyi vonatkozású iratokat, szerződéseket, levelezéseket, árujegyzékeket, ármintákat kell megőrizniük. A levéltárosnak tisztában kell lennie a cég történetével, a régi és jelenlegi szervezeti felépítésével. Az anyagot hozzáférhetővé kell tenni a kutatóknak, ezért katalogizálják és jelzetelik. A levéltári programot minden esetben a cég alelnökével és titkárával együtt dolgozzák ki. A levéltárosnak ismernie kell a különböző osztályok működési területét, mert ez megkönnyíti az iratok elhelyezését. Természetesen nemcsak a jelenlegi szervezeti felépítést kell ismerni, hanem tisztában kell lenni a cég múltjával is. A jelenlegi ügyvitel iratai fontosak, de talán még fontosabbak az alapítás körülményeire vonatkozó iratok. Ezek az iratok segítik hozzá a kutatót ahhoz, hogy megismerje az illető cég fejlődését, növekedését, virágzását és esetleges kudarcait. Kezd problémát jelenteni, hogy az írásbeli ügyintézést kiszorítja a telefon. Évekkel ezelőtt leveleket küldözgettek, ma már azonban elég, ha felemelik a telefont és nagyon sok vitás ügyet néhány perc alatt elintéznek. Az ilyen ügyintézés azonban szerencsére még ritka, de nem érdektelen a probléma megoldásán elgondolkodni. Az üzleti levéltárak elsődlegesen a cég keletkezésével, működésével kapcsolatos iratokat, a pénzügyi vonatkozású iratokat, az évi jelentéseket, a költségvetési jelentéseket, a bevételi- és kiadási számadásokat őrzik. A kutatókat egyre jobban érdeklik a személyes jellegű iratok, a kereseti kimutatások, szabadságolások, betegállomány, nyugdíjazás, stb. Minden ilyen iratot természetesen nem lehet korlátlanul megőrizni, ezért összesített listákat készítenek a dolgozók ügyeiről, így a kutatók egy helyen találják meg a keresett információkat és a raktárakban is könnyebb az elhelyezés. Fontosnak tartják a hirdetések (folyóiratokban, rádióban, tv-ben), piaci helyzetjelentések, árlisták, áruminták megőrzését is, hiszen ezek mutatják, hogy változott, fejlődött évről-évre a cég. Általában minden üzleti levéltárban találunk hangszalag-megőrző osztályt, ahol az illető cég vezetőinek elhangzott beszédeit tárolják. A torontói Bank of Nova Scotia levéltárat 1928-ban hozták létre azzal a céllal, hogy a bankra vonatkozó összes iratokat gyűjtsék be egy helyre. Az anyag legnagyobb része az ötvenes évekig elszórtan maradt. Ekkor Betty Hearn könyvtáros-közgazdász elhatározta, hogy megírja a bank történetét. Módszeresen kezdte összegyűjteni az anyagot a 627