Levéltári Szemle, 28. (1978)

Levéltári Szemle, 28. (1978) 3. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Fábiánné Kiss Erzsébet: Segédhivatalnoki vizsga az 1849-i Hadügyminisztériumban / 605–610. o.

1. Legcélszerűbben tartatik a registratura, ha a beadott tárgyak egy arra megkészült könyvben iktatói szám szerint beiktattatnak, hol az odaérkezési idő és percsomó szám is feljegyzendő. Szükséges először az iktatói könyv. Ebben először a tárgynak szám adatik, utána következik a tárgynak rövid, világos s érthető kivonata, a második a mutatókönyv, melyben a tárgy és vezetéknév röviden megérintetik, s ez irányt ád az iratcsomó feltalálására, úgy, hogy a név után következzék az iktatókönyv sorszáma, amely után a hónap s csomószám és azalatt a darabszám írassék. 2. Legcélszerűbben úgy tartatik a registratura, ha minden oda jutott tárgy iktatói szám szerint az illető percsomóba tétetik azonnal a maga helyére, mi így történik - az illető registrans (lajstromozó) két könyvet készít, oly formán, hogy az egyiknek első rovatában az iktatói szám, a második rovatban az átvétel ideje, a harmadik rovatba végre a percsomó száma lészen feljegyzendő. - A második könyvet pedig úgy készíti, hogy annak 1° rovatába betűrend szerint a tárgy címe (illetőleg az illető fél vagy hivatal neve), a második rovatába pedig a tárgy iktatói, s minden többi e tárgyra vonatkozó iktatói számok. A harmadik rovatban pedig itt is a percsomó száma, honnan kitetszik, miszerint e hivatal ágában két könyv elkerülhetetlenül szükséges, (mivel) hogy (is) a tárgy akár szám szerint, akár cím [azaz név] szerint feltaláltathatik - azért megkívántatik, hogy az illető egyén kezében vévén a registralandó tárgyat, annak mindenekelőtt iktatói számát a számszerinti könyv első rovatába, átvétele idejét a 2"** rovatba, a per csomó számát pedig a 3

1

* rovatba beírván, - azonnal a betű szerinti mutatókönyvbe is írják, éspedig az 1° rovatba a tárgy címét vagy az illető egyén nevét és a tárgy rövid kivonatát, úgy az iktatói számot, valamint minden oda tartozandó iktatói számokat is, és a végső rovatba a percsomó számát, a tárgyat pedig az illető percsomóba a maga helyére tegye. - A könyvek jegyzékei az elsőben az iktatói szám - a másodikban pedig betűrend szerint találhatók. 3. Legcélszerűbben tartatik, egy oly rendszer és könyvek által, melyek nyomán a megkívántató darabokra minél hamarább rájuk találhassunk. Hogy a rend fenntartassék, egy úgyneveze

tt regestratuál

is könyv minden esetre szükséges, mely könyvben a bekerülend

ő tárgyak szorosan bejegyeztessenek, - a kiadandó tárgyakról is szükséges egy könyvet vezetni, ha az ezeránti intézkedés vagy megjegyzéssel különösen nincs meghatalmazva a kezelő. Az első könyvbe írassanak be a tárgyak azonnal abc rend szerint, iktatói folyószámukat mindjárt írjuk utánuk, továbbá az iktatószám után még azt is megjegyezzük, hogy azon tárgy a maga helyére a levéltárban melyik csomóba és hányadik darabba esik, példának okáért esik a harmadik hónapi vagyis a 3"% kötetbe 325. iktatói szám alatt a 15

ik darab, megjegyezvénf, hogy) a darabokat, hogy kötetjében hányadik, szinte megjegyzem, hogy első ránézettel is mindjárt ráesmérhessek és az egy tárgyú számokat mind egymás után folytatom. - A második könyv szükséges annak igazolhatására, hogy melyik darab hol van, vagy kinél? s ki elviszi, aláírásával esmérje el, és azidőben. Ezen könyvek jegyzékei nyomán a levéltárba jött darabok hollétükről mindenkor tisztában lehetünk. 607