Levéltári Szemle, 28. (1978)

Levéltári Szemle, 28. (1978) 1. szám - Béres András: Irattárellenőrzési tapasztalataim / 5–8. o.

Béres András: IRATTÁRELLENŐRZÉSI TAPASZTALATAIM A Magyar Forradalmi Munkás-Paraszt Kormány 30/1969. (IX. 2.) számú rendelete a levéltári anyag védelméről intézkedik, az 1969. évi 27. törvényerejű rendelet végrehajtásában. Utasításokat tartalmaz a rendelet arra vonatkozóan is, hogy a különböző ún. iratképző szervek, országos irányító szerveik kiadott irányelvei, mintaszabályzata alapján készítsék el saját iratkezelési szabályzatukat és irattári tervüket. A művelődésügyi, majd kulturális miniszter a levéltári anyag, a történeti értékű iratok fennmaradásának biztosítása érdekében, a szervek iratainak védelmét, az iratkezelés rendjét a levéltár útján ellenőrzi, elkészült iratkezelési szabályzatuk alapján. Megállapítható, hogy a különböző szervek általában komolyan vették a rendelkezést, elkészítették iratkezelési szabályzatukat, irattári tervüket, s megküldték a levéltárnak, a szakfőhatóságok által kiadott minták alapján. Több esetben előfordult, hogy a beküldött szabályzatot nem lehetett elfogadni, mert a levéltár szempontjából leglényegesebb momentumot, a selejtezést, illetőleg a levéltárnak történő átadás módját nem rögzítették. Ez esetben v

agy gyorsan elvégezték a szükséges igazítást, vagy elfelejtkeztek róla, s csak többszöri sürgetés, néha vitának számító levelezés eredményeként sikerült visszaszerezni. A levéltár pontos szervnyilvántartása alapján végzett ellenőrzések segítenek abban, hogy az iratképző szervek szabályzatgyűjteményét a nyilvántartási dossziék alapján teljessé lehessen tenni. Ennek ellenére előfordult a legutóbbi időkig -jól lehet a rendeletben foglalt határidő óta hat év eltelt -, hogy némely szervvel valóságos közelharcot kellett folytatni a rendeletben foglaltak betartásáért. Különösen olyan esetekben okoz gondot a szabályzat, ha összevonásról, egyesülésről van szó, s a jogelőd szervek korábbi státuszát jogfolytonosságát új szabályzat nem rögzíti. A kötelező ellenőrzésen túl e munkának tulajdonképpen hármas: 1. megelőző (preventív), 2. megőrző (archiváló), 3. nevelő (pedagógiai) szerepe van. A kellő időben és rendszeresen a fontossági kategóriák szerint végzett ellenőrzések megelőző (preventív) szerepe abban jelentkezik, hogy a sokszor (a szabályzat ellenére is) tájékozatlan dolgozót fel lehet világosítani e feladat elhanyagolásából származó esetleges károkra, s egyúttal figyelmeztetni a pótolhatatlan egyedi értékek pusztulásának veszélyére. Megőrző funkcióját tekintve a történelmi szempont érvényesítését kell tudatosítani, amely szerint a ma folyó ügy dokumentuma azért is megőrzendő, mert bizonyos idő múltán szemtanút helyettesítő döntő bizonyíték, emlékeztető, egyetlen emlék a ma még ismert eseményről jelenségről. Sajnos nem lebecsülhető az ellenőrzések nevelő, pedagógiai funkciója sem, mivel gyakran változó ügyintézőkkel dolgozunk együtt a területen, s a fluktuáció folytán gyakran nem találkozunk a régebbi nyilvántartásban még szereplő személyekkel. Az újak figyelmét nem csupán fel kell hívni, hanem felelősségét is fel kell ébreszteni az iratkezelés fontosságával kapcsolatosan. E három szempont érvényesítése nélkül nem végezhet teljes értékű munkát egyetlen levéltári dolgozó sem a területen még akkor sem, ha tudja, hogy munkája a mai ügykezelés jövő számára megőrzendő értékeinek védelmét jelenti. Az ellenőrzések rendjét a munkaterv személyekre lebontott része határozza meg, amely előírja a helyi ellenőrzésen, illetőleg vidéki kiszálláson eltöltendő napok számát. A területfelosztás a munkatársak belső tevékenységéhez mérten arányosan történt. Általában az iratképző szervek számától függően mintegy 10—15 település tartozik egy-egy munkatárshoz, szakalkalmazotti területen, vagy főmunkatársi beosztásban dolgozókhoz. A központi, városi székhely ellenőrzésében a szakérdeklődésnek, hozzáértésnek megfelelő területfelosztás érvényesül elsősorban, s így egy-egy munkatárs a közművelődési, vagy ipari üzemi, intézményi, szövetkezeti iratkezelésben szerezhet nagyobb jártasságot, míg a vidéki területen általános tájékozódást szerezhet területe sokoldalú iratkezelési és megőrző munkájáról. Itt feltétlenül szükséges megjegyezni, hogy milyen fontos az, hogy azonos helyekre mindig ugyanaz a személy megy, mert így tudja kialakítani az ellenőrzött szervekkel az intézményi és személyi kapcsolatot, amely a jó munka nélkülözhetetlen feltétele. A kiszállások lehetőségeit a közlekedési eszközök is nagymértékben befolyásolják. A terület egy része vonattal könnyen elérhető, más helyeket autóbusszal lehet megközelíteni. Az ellenőrzés lehetőségeit korlátozza, hogy a falvakban és a kisebb városokban 12-2 óráig szabályos ebédszünetet tartanak. A munkahelyeken ilyenkor szinte meghal az élet. Ez két óra üresjárat, s úgy látszik, ez ellen egyelőre semmit nem tehetünk. Sokat segíthet a hetenként meghatározott napra ígért tanácsi gépkocsi, amely a nehezebben elérhető helyek megközelítését könnyíti. Ez azonban nem a legbiztosabb, mert ha közbejön valami, akkor egy-egy hétre kiesik ez a lehetőség, bár rendszeressége esetén évi ötvenkét kiszállás során az ellenőrzendő vidéki terület egy negyedének látogatását megoldhatja. 5