Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Lőrincz Zsuzsa: Az iktatási gyakorlat néhány tapasztalata az államigazgatási és vállalati szerveknél / 493–498. o.

hogy csak szervezésről beszélek. Az ügy érdemi részét tekintve, szakmailag jobban helyeselhető az az iratkezelési szabályzat, amely az ügyintézők feladatává teszi az irattári tételszámok kijelölését. Az ügy előadója ugyanis jobban látja az általa intézett ügy érdemi részét, kifejlődését, nem beszélve arról, hogy sokkal kevesebb tételszámmal kell dolgoznia, mint egy egész egység iratkezelőjének. Külön intézkedést igényelne az iktatókönyvekbe az irattári tételek bevezetése ott, ahol a meghatározás az előadók dolga. Az iratok számának rohamos növekedése, — az ügyek specializálódása késztet sok vállalatot arra, hogy az iktatőhelyekről az előadókhoz került iratok oda soha többé vagy csak nagyon hosszú idő múlva kerüljenek vissza. így az iktatőhelyek azzal, hogy bevezették az irat "adatait" az iktatőkönyvbe, elhelyezték az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton, elküldték azt az ügyintézőnek, — további sorsáról nem tudnak és nem is kivannak tudni. Ezzel a nyilvántartásbavételnek egyik rendkivül jelentős előnyétől fosztják meg magukat. Nem tudnak menetközben tájékoztatást adni az irat hollétéről és nem tudják, hogy az ügy mikor vált elintézetté. (Igen gyakran előfordul, hogy az előadók között minden nyom nélkül vándorol az irat.) A vállalatok többségénél az iratkezelők nem ellenőrzik az iktatőkönyvet abból a szempontból, hogy az iratok visszaérkeztek-e az átmenőirattárba, 111. irattározásra kerültek-e. Ebből következik, hogy senki nem ellenőrzi — a szervezeti egységek vezetői megfelelő nyilvántartás hiányában nem is tudják, — hogy egy ügy mikor kerül elintézésre, vagy egyáltalán elintézetté vált-e. (Az ügyintézés itt is kapcsolódik az iratkezeléshez és a pontos iratkezelés igy tudná az egész ügyviteli munkát javitani.) Az iratok többsége az előadóknál kerül "irattározásra". A rendszeres gyakorlat az, hogy ha annyira megtelik az előadók szekrénye, hogy már nem férnek, összecsomagolják a kis helyi irattárat és jegyzék nélkül, ellenőrzés nélkül leadják — ha van — a nagyon nehéz helyzetben levő irattárnak. Kerülni szeretném a nagyon határozott megfogalmazást — de ebben az esetben szinte kézenfekvőnek látszik a csodálkozás és a rögtön nyomába szegődő felháborodás. Az előadóknál maradó iratok ugyanis komoly veszteséget jelenthetnek a népgazdaságnak. Egy-egy tárgyalás, vagy akárcsak tájékozódás anyagát az előadó magánál tartja és ha annak időszerűsége valamilyen külső körülmény hatására csökken — akkor az hosszan elfekszik egy szekrényben. Egy konkrét eset kapcsán szeretném érzékeltetni ennek a gyakorlatnak káros voltát. Az egyik vezető gazdasági, igazgatási szervünknél nem tudtunk egy iratot fellelni, mert az ügy előadóját időközben külföldre helyezték (ez alkalomból nem kötelezik az ügyintézőt a nála levő iratok leadására), helyettese pedig hosszabb idő óta betegeskedett. Ez a kiragadott példa sajnos nem egyedülálló jelenség. Nagy vállalataink jelentős részénél az iratkezelő helyek vezetői nem mernek, de néhol helyhiány miatt nem is tudnak azzal a kötelezettségükkel élni, hogy az elintézetté vált iratokat visszakérjék. Ez a tarthatatlan állapot veszélyezteti az irat biztonságát, — de ha megmarad az irat, neheziti a selejtezést és ezzel a levéltárba adást is. Szervezetileg kell megoldani minden vállalatnál, hogy az iratok meghatározott időn belül visszakerüljenek az iktatóhelyekre. A fent ismertetett helytelen gyakorlat következménye, hogy iratok csatolásáról jóformán csak az iratkezelő tanfolyamokon hallanak az iktatóhelyek munkatársai. Vállalataink fiatal és középkorú iratkezelői a mutatőkönyvre ugy néznek, mint mi egy ismeretterjesztő film ős-cethalaira. 496