Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Lőrincz Zsuzsa: Az iktatási gyakorlat néhány tapasztalata az államigazgatási és vállalati szerveknél / 493–498. o.

Lőrinc* Zsuzsa ; AZ IKTATÁSI GYAKORLAT NÉHÁNY TAPASZTALATA AZ ÁLLAMIGAZGATÁSI ÉS VÁLLALATI SZERVEKNÉL Ugy vélem, éppen a levéltárosok szemléjében nem kell hosszan bizonyítani, hogy egy államigazgatási vagy vállalati szerv munkáját mennyiben hátráltatja a rossz ügyvitel. Az utóbbi időben már esik sző az ügyviteli munka ésszerűsítéséről, jobb szervezésének szükségességéről. A baj csak az, hogy ilyenkor legjobb esetben is csak az Ügyintézői munka egyszerűsítésére gondolnak. Az ügyviteli munkának azonban két része van. Az ügyintézői és az Ugyiratkezelői. A kettő olyan szoros kapcsolatban van egymással, hogy az egyik feltételezi a másikat és az ügyvitel javítását csak az ügyintézés átszervezésével elérni nem lehet. Eredményt csak akkor lehet felmutatni, ha gondot fordítanak az iratkezelési fegyelem megszilárdítására és az iratkezelési módszerek továbbfejlesztésére is. Az ügyvitel javítása a népgazdaság érdeke, de egyben a szocialista törvényesség fejlesztését szolgálja, ami a dolgozok jogos érdekvédelmét is jelenti. Az államigazgatási szervek és vállalatok egy része az ügyiratkezelés javításának kérdését elintézettnek véli az iratkezelési szabályzatok elkészítésével és nem teszi meg a szükséges további lépéseket. Közelebbről gondolok nemcsak a már meglevő iratkezelési szabályzatok jő végrehajtására, hanem inkább az elkészült és a gyakorlatban nem jől alkalmazható szabályzatok módosítására, továbbfejlesztésére. Az az igazság, hogy napjainkban az iratkezelés területén, csekély a haladás. Ma ugyanúgy iktatunk, ugyanúgy mutatőzunk, mint ahogy apáink és nagyapáink. A fejlődés, — leszámítva a számviteli gépeket, amelyek a mennyiségi mutatóknál jelentenek segítséget, — itt egyáltalán nem, vagy csak nagyon kis mértékben jelentkezik. Meg merem kockáztatni, hogy a helyzet inkább visszafelé mutat, — tekintve a minőség csökkenését. (A korábbi idők pontosan vezetett segédkönyveire utalnék.) Kétségtelen, hogy ezen a téren tovább kell lépni, — de a hogyan kérdése nem kidolgozott, — sőt még csak nem is körvonalazott. Egy cikk keretében a továbblépés mikéntjét még felvázolni sem lehet. Csak a megoldandó problémákra szeretném a figyelmet felhívni. Ha a fejlődést tervezzük, akkor meg kell szilárdítani a jelen gyakorlatát. Ingoványos talajra nemhogy házat, de még kunyhót sem tanácsos építeni. A jelenlegi rend-* szert kell jól csinálni és csak azután szabad és kell is eredményesen továbbfejleszteni azt. A mostani iratkezelési rendszerben a legnagyobb jelentősége az iktatásnak van. Csak mellékesen jegyzem meg, hogy el tudok képzelni olyan iratkezelési rendszert, amely a hagyományos iktatást mással helyettesíti. Ugy veszi nyilvántartásba az iratokat, hogy idő és munka megtakarítással biztonságos megőrzésük feltételeit is megteremti. Az eddigi kísérletek azonban csődöt mondtak, éppen azért, mert elvi megalapozás, gyakorlati kísérletezés nélkül vezettek be uj elképzeléseket. 493