Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 1. szám - Feiszt György–Tóth Gabriella: A tanácsi irattárak ellenőzésének tapasztalatai Vas megyében / 21–28. o.

az időszakban valójában 36 napot fordítottunk erre a munkára, mivel a nyári hónapokban különféle megyei és városi közművelődési rendezvények, tanfolyamok miatt nem állhatott rendelkezésünkre a gépkocsi. A 11/1971. Korm. rendelet (68. §) értelmében több helyi tanács az általa meghatározott feladatok ellátására szakigazgatási kirendeltséget létesített. Az ott folyó iratkezelés és irattárolás miatt ezért több társközségbe is kiszálltunk, 1976-ban pedig az egy tanácsnál eltöltött időt növelnünk kellett azért, hogy a felméréssel párhuzamosan iratselejtezést is ellenőrizhessünk. így végül is kiszállási naponként általában 3-4 szervet tudtunk felkeresni. A munka kezdetekor a levéltár igazgatója által meghatározott szempontok alapján összeállítottunk egy adatlap mintát — gondolván a fondtörzskönyv készítésére is — a következő főbb kérdésekkel: 1. A vizsgált községi tanács megnevezése, cime 2. Működési területe (társközségek) 3. A székhely község és társközségek közigazgatási hovatartozásának alakulása, s ennek következtében az iratanyag sorsának vizsgálata a községösszevonások után 4. Szervezeti felépités (a szakigazgatási kirendeltségek figyelembevételével) 5. Iratkezelés 6. Az irattár helyisége, állapota, mérete, berendezése Az őrzött iratok elhelyezése, fajtája, évköre, mennyisége Irattár-kezelés 7. Iratrendezés, iratselejtezés. Az első év tapasztalatai azt mutatták, hogy erre a munkára igen nagy szükség van. S miután ugy éreztük, hogy a hiányosságok felszámolásánál munkánk hatékonyabb lenne, ha a Megyei Tanács Igazgatási Osztályának a segítségét is igénybe vennénk, 1975 szeptemberében írásban tájékoztattuk az Osztályt észrevételeinkről, s egyúttal kértük a közös cél érdekében való együttműködést. A községi tanácsok iratnyilvántartási és iratvédelmi tevékenységénél jelentkező problémákat, hiányosságokat a felmérés befejezésekor az alábbiak szerint foglaltuk össze. a) Az uj iratkezelés vizsgálatánál inkább véleménykutatást, mint ellenőrzést végeztünk. A szabályzat alkalmazása az első évben felkeresett 40 tanács 80%-ánál okozott gondot. Az iratkezelők nyilatkozata szerint idő- és munkaigényesebb az alszámokra tagozódó folyőszámos iktatásnál. Több helyen az irattári jel meghatározásánál és az iratok visszakeresésénél láttak nehézséget. Bő községnél pl. a következő vélemény hangzott el: "Ez az iktatási mód községi szinten csak a helyzetet bonyolítja." Az esetek többségénél ezeket a nyilatkozatokat olyan személyektől kaptuk, akik több éven, esetleg évtizeden keresztül foglalkoztak sorszámos iktatással. A napi munka nehézségei mellett jelentőségét csak az iratselejtezés egyszerűsítésében látták. Mások ugy vélekedtek, hogy "nehéz volt megszokni ezt a módszert, és legalább 1-2 évnek el kell telni ahhoz, hogy gyakorlati hasznát lássuk". (Vönöcki községi tanács titkárának állásfoglalása). 22