Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Az új eszközök alkalmazása a levéltárakban / 191–214. o.

hangdokumentumokat. A szervek működésük során nemcsak iratokat, hanem sok esetben hangdokumentumokat is hoznak létre, amelyeknek megőrzéséről is a levéltáraknak kell gondoskodniuk. 1.5 Géppel olvasható iratok Az előbb elektromos, majd elektronikus vezérlésű automatikus adatfeldolgozás során keletkezett, csak gépi segítséggel olvasható dokumentumok (lyukszalag, mágneses szalag, mágneses lemez) nem régen jelentek meg a levéltári horizonton. Kezdetben nem volt egyértelmű, hogy vajon ezek az újszerű dokumentumok levéltári megőzrésbe kerüljenek-e vagy a könyvtárak, levéltárak és muzeumok mellett esetleg egy uj tipusu, negyedik őrző intézményt kellene részükre létrehozni. Ez a vita — az 1972. évi moszkvai levéltári kongresszus óta — eldöntött nek vehető a levéltárak javára. Ma még ugyan kevés országban őriznek a levéltárak ilyen dokumentumokat és még kevesebb levéltár bocsátja ezeket a kutatás rendelkezésére, de gondolni kell arra, hogy nem is olyan távoli jövőben már nemcsak a központi (országos), hanem a területi szervek is fognak ilyen dokumentumokat létrehozni, tehát a levéltáraknak fel kell készülni ezek fogadására is. 1.6 Az uj dokumentumok levéltári őrzése és kezelése Valamennyi uj tipusu dokumentum őrzésében és kezelésében van azonos a hagyományos levéltári anyag őrzésével és kezelésével, de mindegyik esetben van attól eltérő. A mikrofilmek esetében, minthogy iratanyag reprodukciójáról van sző, az eltérések még csak technikai vonalon jelentkeznek, de a mozgófilm, a hangdokumentumok és a géppel olvasható iratok esetében az eltérések meghatározókká lesznek, s ezért külön levéltári egységben, nagyobb mennyiség esetében (mint pl. a Szovjetunióban) külön levéltárra van szükség őrzésükre és kezelésükre. 1.61 Az uj levéltári részlegek felszerelése Az uj tipusu dokumentumok olvasásához, megértéséhez, továbbá fenntartásához és másolásához más és más tipusu gépi felszerelésre, más és más felkészültségű levéltári személyzetre, eltérő levéltári módszertani megoldásokra van szükség. Ezek a követelmények egyrészt aláhúzzák a különálló levéltári egységek szervezésének indokoltságát, másrészt viszont felhívják a figyelmet arra is, hogy egy ilyen levéltár felszerelésének nagyobb költségei vannak, mint egy hagyományosnak. (Pl. egyes dokumentumok egyenletes alacsony hőmérsékleten való tárolása ma már általánosnak mondható követelmény.) 1.62 Egy_ej_dokumentumttipusok szabyányositása Elsősorban a hangdokumentumok és a géppel olvasható dokumentumok esetében merül fel az a probléma, hogy a levéltár nem rendelkezhetik mindazokkal a készülékekkel, amelyek a dokumentumok lejátszásához vagy kiírásához szükséges. Ezeknek a technikai nehézségeknek a kiküszöbölése érdekében a levéltáraknak lehetőleg egy meghatározott rendszert kell kiválasztaniok, ennek olvasására (lejátszására, kiírására, másolására) berendezkedni és folyamatosan gondoskodni arról, hogy dokumentumállományuk egységesen a kiválasztott rendszerre 194