Levéltári Szemle, 26. (1976)

Levéltári Szemle, 26. (1976) 2–3. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: Az új eszközök alkalmazása a levéltárakban / 191–214. o.

1 A NEM ÍRÁSSAL LÉTREJÖTT UJ DOKUMENTUMOK A levéltárak évszázadokon át csak irásos dokumentumokat őriztek. A gépirás megjelenése nem jelentett olyan minőségi differenciát, amilyent a különböző uj technikai eljárásokkal létrehozottak igényelnek. A levéltárak feladata egyrészt könnyű, mert kortárs tanúi az uj dokumentumok létrejöttének, másrészt felelősségteljes, mert kellő időben kell felismerniök, hogy a dokumentumok melyik része érdemes levéltári megőrzésre és intézkedniök annak érdekében, hogy ezek megfelelő időpontban oda is kerüljenek, miután a megőrzésre nem érdemes szabályos selejtezési eljárás végén megsemmisittetett. 1.1 A mikrofilm A mikrofilm többféle levéltári feladat ellátásában nyújt segítséget. E fejezetben csak a levéltári állomány gyarapításában betöltött szerepével és ahhoz kapcsolódó kérdésekkel foglalkozunk. 1.11 A mikrofilm mint az_állománygyarapitás eszköze Egyes tevéitárak (Magyar Országos Levéltár, dán Rigsarkiv) már a két világháború között arra törekedtek, hogy elsősorban külföldön őrzött, de őket közvetlenül érintő levéltári anyagról mikrofilmet készítsenek (készíttessenek), s e mikrofilmekkel gyarapítsák állományukat. A levéltárak mikrofilmtára azóta sok olyan mikrofilmmel is gyarapodott, amelyet saját anyagukról — elsősorban biztonsági céllal — készítettek. Egyre több és több azoknak a levéltáraknak a száma, amelyek kisebb-nagyobb mennyiségben őriznek mikrofilmet, de ugy is fogalmazhatnánk, hogy egyre kevesebb azoknak a levéltáraknak a száma, amelyeknek állományában még nincs mikrofilm. Vannak levéltárak, ahol a mikrofilmtár külön szekciót alkot és a mikrofilmeket számos kutató használja. 1.12 A mikrofilm iratpótló szerepe Minthogy a mikrofilm mindazokat a tartalmi információkat biztosítja, amit az eredeti irat — ezt bizonyítják az előző pontban említettek is —, egyre több gazdasági és igazgatási iratképző szerv is arra törekszik, hogy iratainak egy részét a kis méretű mikrofilmen őrizhesse és a nagy terjedelmű eredetieket megsemmisíthesse. 1.121 Ennek a törekvésnek akadálya, hogy kevés országban tekinthető megoldottnak az a kérdés, hogy a mikrofilm mely esetben pótolhatja az eredetit, vagyis mely esetekben semmisíthető meg az eredeti és veheti át szerepét a mikrofilm. — E jogi kérdés nemzetközi áttekintését igényelte Dolgih elvtárs, a Nemzetközi Levéltári Tanács elnöke a Tanács végrehajtó bizottságának 1973. évi brüsszeli ülésén. 1974-ben az Unesco három magyar szerzővel szerződést kötött egy öszszehasonlitő tanulmány készítésére, amely 1975-ben el is készült. Utolsó értesülésünk szerint az Unesco dokumentációs, könyvtári és levéltári kérdésekkel foglalkozó osztálya a tanulmányt elfogadta és először szakértők szűkebb körű bizottságának fogja kiadni megvitatásra. 1.122 A levéltáraknak nincs és nem is lehet észrevételük az iratanyag mikrofilmezés után, a hagyományos módon előirt őrzési határidő előtt történő megsemmisité192