Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 2–3. szám - KRÓNIKA - Ságvári Ágnes: Dániai útijelentés / 579–595. o.

Hangsúlyozni szeretném ugyanakkor: a begyűjtés adminisztratív teendőit nagyban leegyszerűsíti, hogy az a Rigsarkivet által kiadott három útmutató szerint történik, ezek rögzitik az összes szabályt, még azt is, milyen dobozban szállitandó be az anyag. Gyűjtőterületi kiszállásra alig van szükség, mivel az előírásokat minden intézmény fegyelmezetten betartja. A munka menete a következői A Belügyminisztériummal és a Központi Ügyviteli Bizottsággal egyetértve a Rigsarkivet első lépésben kötelező irányelvet készit a minisztériumok, majd a következő lépésben a területi közigazgatási szervek számára az egyes iratfajták begyűjtésének, megőrzésének határidejéről, selejtezéséről stb. Készül azonkivül egy ajánlás a kommunák számára. (Emellett még másik két irattári típusból választhatnak. ) A kiadott irattári tervet évenként felülvizsgálják, abból a szempontból, milyen uj irattipusok keletkeztek, milyen mennyiségben. E tapasztalatok összegzése és elemzése alapján rendszeresen 5 évenként uj, vagy módosított tervet adnak közre. Az egyszerűség kedvéért az irattári tervek gyűjtőszámokkal vannak ellátva, ez ugyanis mind az iktatást, mind a selejtezést nagyban megkönnyiti. A központi munkaterv kibocsátásával egyidejűleg 1 vagy 2 központi tanfolyamot rendeznek, amelyen néhány levéltári alapelvet (selejtezés eló'készitését, valamint a technikai feltételeket is ismertetik). A levéltárba érkezett anyagoknak mintegy 40%-át selejtezik ki

. Ezt azonban nem tartják kielégítőnek, összehasonlitva az angliai 90, a svédországi és norvégiai 50-60%-os aránnyal. Nyomatékosan hangsúlyozták radikális selejtezési terv kimunkálásának Szükségességét. Tudatában vannak annak is, hogy ez kezdetben a konzervativ levéltáros szemlélet és a prakticista helyi közigazgatási gyakorlat ellenállásába ütközik. Tapasztalatokkal bizonyitották, hogy például 25 fm~nél 4 m csak papir és másolat, ezért reális igény a selejtezés. Kevésbé radikális selejtezés nem jelentene megoldást, ugyanis az irattermelo szervek gátlás és korlátozás nélkül tömegesen semrnisitenének meg anyagokat. Selejtezésnél fo szempont a speciális és reprezentatív adatok gyűjtése. (Példaként emlitem a következőket: személyi nyilvántartásnál minden hó 1-11-21. napján születettek anyagait teszik el. Kórházaknál 10 évenként más földrajzi egységeket választanak ki mintául. Az adott 10 évben minden anyagot archiválnak. Adófizetőknél minden 10. adatszolgáltató teljes anyagát archiválták, iskoláknál minden ötödiket. ) A reprezentatív adatfelvétel indokoltságát vitathatjuk, de a gondolatot, hogy az radikális és központi rendezést igényel, el kell fogadnunk. Tanulmányozandó, mennyire igazolták a történeti kutatások ezt a mintavételi gyakorlatot. A külföldi levéltáros tanulmányutak egyik témája lehetne ez. A selejtezési előírások igen részletesek és szigorúak. Szerepel bennük például az, hogy a területi közigazgatás keretében keletkezett, vagy oda juttatott országos jellegű munkák, beruházások kiemelendok és a koppenhágai Országos Levéltárba eljuttatandék. 588