Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 1. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Borsa Iván: A levéltári-irattári mikrofilmezés szervezési kérdései / 179–196. o.

megváltozik a helyzet akkor is, ha a helymegtakarítást eredményező mikrofilmezés egyszersmind más célt is tud szolgálni, s a gazdaságossági számításnál e másik cél adatai is bekerülnek a mérleg másik serpenyőjébe. (Pl. az Országos Levéltár külföldi megrendelésre mikrofilmre vett néhány százezer felvételnyi iratanyagot, amelynek forrásértéke nem volt túlságosan nagy, de. kiselejtezése azelőtt szóba sem jöhetett. A mikrofilmek elkészülte után viszont egyetlen illetékes részéről sem merült fel ellenvetés a kiselejtezés ellen. A mikrofilmezés költségeit a megrendelő fedezvén, gazdaságossági kérdés már fel sem merült.) Az ügyvitel segítése Már a fentiekben volt szó arról, hogy a biztonsági felvételezés bizonyos esetekben (iktatás) segítheti az ügyvitelt. Ügyvitelt segítő mikrofilmezés azonban más kategóriájú felvételezéstől függetlenül, önmagában is jelentkezhetik. Erre példa az olyan eset, amikor egy szerv kettéválik, s egymástól távol folytatják tovább tevékenységüket. Az együttműködés során keletkezett iratanyag tagolódása nem teszi lehetővé az iratok szétválasztását, ezért azok az egyik utódszervnél maradnak. A segédletek (mutatók) mikrofilmezése és a másik szerv által való használata jelentős mértékben segítheti annak ügyvitelét. - Másik példa: Ha egy szerv iratait dossziékba helyezi és a dossziék tetejére felírja az abban található iratok rövidebb-hosszabb, jelzetekkel is ellátott tárgyát-tartalmát. E dosszié címlapok egymás után történő filmrevétele igen hasznos visszakereső segédeszközt biztosít . - Mikrofilmműhellyel rendelkező szervek saját tapasztalatukból további példákat tudnak felsorolni, hogy egy meglevő műhely milyen sokoldalú segítséget tud jelenteni alkalmanként felmerülő igények kielégítésére. (Pl. az Országos Levéltár az egyetlen példányban levő kézirat nyomdába adása előtt a kéziratról mikrofilmet készít. Egyetlen lap elkallódása ugyanis olyan munkatöbbletet okozna, amely többszöröse lehet -a néhány százoldalas kézirat mikrofilmezési költségének. A mű megjelenése után a mikrofilm ez esetben akár ki is selejtezhető.) Szolgáltatás A levéltárak és a könyvtárak évtizedek óta készítenek rendelésre mikrofilmet, hogy az állományuk után érdeklődők ilyen igényeit hatóságilag szabályozott ellenérték fejében kielégítsék. Népgazdasági szervek esetében ilyen jellegű tevékenység csak kivételképpen jelentkezhetik. A mikrofiimezés fejlődésének jelenlegi szakaszában felmerül a kérdés: nem volna-e érdemes létrehozni olyan mikrofilm szolgáltató egységeket (megrendelésre filmet készítő műhelyeket), amelyek a mikrofilm műhellyel nem rendelkező intézmények számára térítés ellenében ilyen szolgáltatásokat végeznének, de az ilyen műhellyel rendelkezőknek is segítséget nyújthatnának, ha akár gépkiesés, akár váratlan munkatöbblet következtében átmenetileg nem tudják ellátni feladataikat. 184