Levéltári Szemle, 24. (1974)
Levéltári Szemle, 24. (1974) 2–3. szám - ADATTÁR - Horváth Jánosné: A ceruza és alkalmazása az ügykezelésben / 381–408. o.
legjobb segitőtárs. Azok, akik Ügykezeléssel foglalkoztak és foglalkoznak szívesen használták ill. használják ma is. Az Ügykezelés az ügyvitelnek egy része, a segédhivatal munkájára, - az ügydarabok iktatására, vagy lajstromozására, kiosztására, átadására, átvételére, kiadására és irattározására, valamint az ezzel kapcsolatos kezelési könyvek és jegyzékek vezetésére - vonatkozik.(112) E területen vizsgáltuk a ceruza igénybevételét. A rendelkezésünkre álló adatokat az ügykezelés rendjében - azon belül időrendben - mutatjuk be, a terminológia egységesítése érdekében a mai ügykezelési kifejezéseket használjuk. Ismételten hangsúlyozzuk, hogy az adatok feltárása terén teljességre nem törekedhettünk, így a közöltek csak adalékok a ceruza használatához az ügykezelési területen. (113) Iktatókönyv oldalszámozásához 1848-ban vörösbarna ceruzát használtakéi 14) - Érdemes itt megjegyezni, hogy már jóval korábban, 1608-1609-ben Modor város másolati könyvében is a 28-314-ig, vagyis a kötet végéig fekete ceruzával végezték az oldalszámozást.(115) Ez azonban megítélésünk szerint csupán egyedi esetnek minősithető. Az irat beérkezésének a keltét 1704-ben az irat felzeti részén tüntették fel.(1 ló) Rendszerint az irat felzetének jobb sarkát használták erre a célra. Közigazgatási területén csak fekete ceruzás jelölésével találkoztunk, de család? iratanyagban 1781-ben feltűnt az irat beérkezésének év, hó, napját jelölő' vörösbarna ceruzás feljegyzése is.(117) Az iktatás keltét 1848-ban az iktatókönyv balsarkában hol vörösbarna, hol fekete ceruzával, ritkábban tintával jegyezték fel.(118) Az iktatás keltének akkor még nem lehetett meghatározott helye, mert 1849-ben ugyancsak vörösbarna ceruzás jelöléssel a margón kivül az iktatószám előtt találtuk.(119) Az iktatószámot, amit a felzet jobb alsó sarkában tüntették fel, már 1602-ben vörösbarna ceruzával jelölték. Minden beadvány külön-külön iktatószámot kapott. Az 1-20. iktatmány előtt ott látható még igy az "No" betüjeiölés is, de 21-től elhagyták ezt, s az iratok csak arabszámot kaptak. Az iratok ma is éven belül e vörösbarna ceruzával irt iktatószámok rendjében vannak elhelyezve.(120) E helyen kell megemlítenünk az irat gyűjtőszám alá helyezésének ceruzás jelölését, amelyre 1768-ban találtunk adatot.(121) A gyüjtőszám alá helyezés lényege az volt, hogy csak az első beérkezett iratot iktatták be és a később beérkezett ugyanazon üggyel kapcsolatos beadványokat a beérkezés sorrendjében az első ügyirat iktatószáma - gyűjtőszám - alá helyezték. Igy elérték, hogy az egy ügyre vonatkozó iratok, függetlenül azok keletkezésének időpontjától egy iktatószám alá kerültek.(122) A gyűjtőszámot és az "ad cumulus" vagyis gyüjtőzésre vonatkozó utasítást az irat felzetén fekete ceruzával jegyezték fel. (123) A mellékletek számbavételét az iktatás alkalmával végezték, s ezt nemcsak arabszámmal, hanem különféle jelekkel tüntették fel a felzetén. Ennek jelöléséhez a vörösbarna és fekete ceruzát vegyesen alkalmazták. 1752-ben pl. a mellékleteket vörösbarna ceruzával irt betűkkel és arabszámmal tűntették fel.(124 A melléklet hiányára pedig fekete ceruzás folyóirással az irat baloldalán, a jobboldalra hasábosán irt szövegrész mellett találtunk utalást.(125) 396
