Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 3. szám - FIGYELŐ - Borsa Iván: A levéltárügy Indiában / 553–577. o.

567 SEGÉDLETEK Az Indiában használatos levéltári segédletek ismertetését egy furcsa jelenséggel kell kezdeni. A legkorszerűbb és legjobban használható útmutatót több indiai levéltárhoz nem indiai levéltárosok készitették, hanem csak közreműködtek elkészítésében. /Low , D.A. - Iltis, J.C. - Wainv/right, M.D.: Government Archives in South Asia, Cambridge 1969./ E kötetből kaphat a külföldi érdeklődő a legjobb áttekintést a legnagyobb indiai levéltáraktól. Az indiai levéltárakban nincs olyan jelentősége a levéltári fond ok és állagok nyilvántartásának, mint a sokkal összetettebb európai levéltárakban, mert - mint az előzőkből is kiderült - lényegében csak kormányaik és azok jogelődeinek iratanyagát őrzik. Általánosan használt segédletek közül az első helyen az irattár átadási /a levéltár átvételi/ jegyzéke emlitendő. Ez a következő adatokat tartalmazza: Az átadó szerv /minisztérium és azon belüli szervezeti egység/ megjelölése, Évfolyam, Filé jelzetek. Nyugat Bengalia Állami Levéltára esetében az alapadatokon kivül feltüntetik a selejtezhetőségnek az előadó által megállapított évét is, minthogy a Levéltár a filé lezárása után 3 évvel veszi át az iratokat. Ezt a jegyzéket az átadó irattár késziti, s a levéltárban az anyag referense őrzi. A summary inventory.-nak nevezett segédlet ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint az irattári átadási jegyzék, de a file-ok esetében nemcsak azok jelzetét, hanem tárgyukat /esetleg tartalmukat/ is közli. E leltárak elkészitése a levéltárak "Records" osztályainak egyik lényeges feladata. A Nemzeti Levéltár teljes anyagáról rendelkezésre áll ez a segédlet. Elterjedt segédletfajta iratszinten az ún. descriptive list. Ennek adatai: Az irat jelzete a file-on belüli lapszámig lemenőén keltének ideje és helye irója címzettje rövid tartalma Az irat tipusa oldalszáma /esetleges mellékletek/ Megjegyzések A segédlet angol nyelven készül és készitőjének feladata az iratban szereplő személyek és helységek identifikálása. - Természetesen ilyen tipusú segédletet csak kiemelkedő fontosságú levéltári anyaghoz, publikálási célzattal készitenek /lásd alább/. Minden bizonnyal a "descriptive list" lesz az a segédlet, amely a gépi adatfeldolgozás kisérleteinél alapul fog szolgálni. E kérdéskörrel ezideig ugyan még