Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Szabó Ferenc: A kereskedelmi ágazat irányítása, ügykörei Békés megye tanácsainál, 1950–1956 / 20–36. o.

28 delkezés optimizmusa a "tervszerű gazdaságos, egyszerű és egyöntetű iratnyilvántartási-iratkezelési rendszer" irányában a gyakorlatban nem igazolódott. Az iktatást végző tanácsi dolgozó belebonyolódott a csoportszámok rengetegének számtalan variációs lehetőségébe. Ehhez hozzá kell még tennünk, hogy - ritka kivételektől eltekintve - az 1950-1956 közötti években a gazdasági ágazatokkal foglalkozó tanácsi osztályok munkájában kisebb jelentőséget tulajdonitottak az előirásos iratkezelésnek a szorosabban vett és hagyományosabb igazgatási funkcióknál. A bürokrácia elleni harc szavát könnyen értelmezték egyes tanácsi dolgozók az Írásbeliség lebecsülése formájában, más jeloldalról viszont páratlan irattömeg zúdult egy-egy tanácsi osztályra, s ez önmagában is nehézzé tette a komplikált nyilvántartásba vétel s méginkább az irattározás megfelelő lebonyolítását. Mindebből következik, hogy a közigazgatási számrendszer Ül. a csoportszámos szisztéma szerint iktatott tanácsi kereskedelmi iratanyag feldolgozása - különösen selejtezése - során sohasem szabad hinnünk az iratokon szereplő, iktatáskor kapott csoportszám helyességében. Békés megyei tapasztalataink szerint nemegyszer 20-25 %-ra is felszökött a rossz besorolások aránya. (Ez végeredményben az iktató személyes felkészültségén, lelkiismeretességén múlott.) Több esetben találkoztunk azzal is, hogy az iktatást végző dolgozók "saját" rendszert kombinálva "fejlesztették tovább" a csoportszámokat. A levéltárosnak tudnia kell, hogy a tanácsi kereskedelmi ágazatot érintő ügykörök túlnyomó része előirás szerint a közigazgatási számrendszerben a 7100-zal kezdődő és 7190-ig terjedő rendszámok között, a csoportszámos rendszerben pedig a 77-es csoportszámba és annak alcsoportjaiba sorolt ügykörökben szerepelt. A fennmaradt iratokból kétségtelenül megállapítható, hogy a csoportszámos rendszer használatában évek alatt jelentős fejlődés történt. A gyakorlat sokat javult, az 1952-ben még csak ritkán megkisérelt tovább-bontások 1955-re mindennapossá váltak. Ezzel ugyanakkor a több besorolási lehetőséggel járó hibák száma is növekedhetett . Ha a besorolást eredetileg teljesen rosszul végezték, a levéltáros megkísérelheti, a darabonkénti elbírálás utáni selejtezést követően, a végleges megőrzésre érdemes iratanyag tárgyi átrendezését és ennek megfelelő segédlet készítését. Ez azonban csak kivételes esetként jöhet számításba. Célszerűen ajánlható a megyei kereskedelmi osztály irataiban - rendszerint szétszórtan, gyakorta iktatás nélkül - megőrzött rendszeres áttekintő jelentések, statisztikák, állami kereskedelmi felügyeleti értékelések, vállalati tervek és mérlegek stb. sorozatba gyűjtése és az iktatott iratanyag elejére vagy végére helyezése. A csoportszámos kezelés súlyos hibáit ilyen módon a kutatás megkönnyitésére enyhiteni tudjuk. Természetesen a sorozatokba gyűjtés során érintetlenül maradt iratok eredeti rendjükben hagyandók. Nem kétséges,hogy a sorozatba gyűjtés alkalmazása á tárgyi átrendezés részleges megvalósítását jelenti. A különböző szintű tanácsok kereskedelmi szakigazgatási szervei iratanyagának forrásértéke igen nagy különbséget mutat. Az ágazatot legjobban és legteljesebben tükröző fondot a megyei tanácsok kereskedelmi osztályainak irataiban kell látnunk. Ebben a nem közvetlen tanácsi kereskedelmi vállalatok, a szövetkezeti és magánkereskedelem összes lényeges adatai is megtalálhatók, a Minisztérium utasításaival, állásfoglalásaival, tervközléseivel, értékeléseivel együtt. A megyei osztály iratai az alsóbb szintű tanácsok fontosabb adatait is tartalmazzák, ezért a járások, városok és községek kereskedelmi tárgyú iratainak selejtezésében bátrabbak lehetünk - ha a megyei anyag hiánytalanul megmaradt. Mindenképpen célszerű, ha egy-egy levéltáron belül a kereskedelmet érintő összes 1950-1956 közötti iratanyag egyidejű selejtezését tűzzük ki célul. Természetesen csak elkülönitett fondokra vonatkozik ez az elgondolás. A megyei osztály 1950-56 közötti iratainak selejtezése előtt mindenképpen fel kell mérnünk a kereskedelmi iroda, az alárendelt kiskereskedelmi, vendéglátó ipari és szolgáltató vállalatok hasonló évkÖrü anyagait. Az erős centralizálás miatt a legfontosabb vállalati dokumentumok jórésze több helyen is fennmaradt. (A mérleg például 1. a vállalatnál, 2. a megyei kereskedelmi osztályon, 3. az MNB megyei igazgatóságán, 4. a belkereskedelmi minisztériumban.) Legcélszerűbb a meglevő fondok anyagának összevetése utján a megyei tanács kereskedelmi osztályának anyagát "kimélni" a vállalati, kereskedelmi irodai stb. fondok erőteljes selejtezésével. Az elmondottak után érthető, hogy álláspontunk szerint nem lehet pontos receptet adni a selejtezéshez

. A selejtezhető ügykörök és iratfajták jegyzékének ös sze állit ás ához inkább csak egy véleménynek tekintjük a lehetségesek közül, amit a Békés megyei tanácsok kereskedelmi iratainak tanulmányozása alapján alább nyújtunk. A közölt rendszámok, főcsoport-, csoport- és alcsoport-