Levéltári Szemle, 22. (1972)
Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.
10 TOMPA ISTVÁNNÉ: Iratkezelési szabályzatok készítése egy ipari tárca területén A 30/1969. Korm.sz. rendelet végrehajtása Régi óhajuk volt a levéltárosoknak, hogy a szervek rendezetten, megfelelően csoportosítva adják át irataikat a levéltárnak. Ugyancsak régi igényük volt a szerveknek, az ügy intéz őknek, hogy az iratokat megfelelő szempontok szerint csoportosítva kapják meg az irattártól. Ezeknek az igényeknek a megvalósítását jelentő 30/1969. Korm. sz. rendelet mégis egyaránt felkészületlenül találta a levéltárosokat és a szerveket. Erre az alapvető megállapításra jutottam a levéltári törvény iratkezelési vonatkozású rendelkezéseinek néhány tárca területén való megvalósításáért folytatott két évi munka során. »•; Az iratkezelési szabályzatok, mintaszabályzatok kidolgozásának folyamatában ismertem meg magam is és az egyes szervek vezetői, munkatársai is e problémakör érdekességét és szépségeit. Ugy gondoltam, nem érdektelen e munka néhány tanulságáról beszámolni. Az alábbiakban ugyan elsősorban egy tárca, ill. a felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési szabályzataival kapcsolatos kérdésekről lesz szó, az említésre kerülő problémák azonban nemcsak e tárca területén fordultak elő. Ezért sem tartottam szükségesnek nevén nevezni az adott minisztériumot és a felügyelete alá tartozó szerveket, de azért sem, mivel munkám megkönnyítése érdekében olyan tényekkel is megismerkedhettem, amelyeket nem szükséges nyilvánosság elé vinni. így a beszámoló elfogulatlanabb és a tényleges szakmai, módszertani problémákat érinti. XXX A 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet végrehajtása egy tárca területén is kettős feladatot jelentett. Egyrészt el kellett készíteni a tárca felügyelete alá tartozó szervek iratkezelési mintaszabályzatát, másrészt a tárca saját iratkezelési szabályzatát. A helyes sorrend feltétlenül az volt, hogy előbb a mintaszabályzat kidolgozásához, a minta-irattári terv előkészítéséhez lássanak hozzá és ezután következzék a tárca saját iratkezelési szabályzatának kidolgozása, igy az egyes szerveknek volt elég idejük iratkezelési szabályzatuk elkészítéséhez. Az alábbiakban ebben a sorrendben ismertetem a kormányrendelet végrehajtásával kapcsolatos munkálatokat. A minisztérium felügyelete alá tartozó szervek mintaszabályzatának készítése A minisztérium, beható ismeretek hiányában nem vállalkozott arra, hogy a felügyelete alá tartozó különböző jellegű gazdálkodó és költségvetési szervek, kutató intézetek, kereskedelmi és termelővállalatok, iskolák és más intézmények mintaszabályzatát elkészítse. Ezzel a munkával 1970 tavaszán saját szervezési intézetét bizta meg. Sok időt, nagy energiát igényelt a szervező intézet részére a vállalatok profiljának felmérése, a minta-irattári tervhez szükséges ügykörök öszszeállitása. A minisztérium nem élt azzal a lehetőséggel, hogy több mintaszabályzatot készíttessen a különböző vagy azonos jellegű és szintű szervei részére. A minisztérium megbízása alapján 1970 decemberében készült el az iratkezelési szabályzat tervezete. Az elkészített tervezetet az iratkezelésért felelős osztályvezető kapta meg. A tervezet elbírálására az iratkezelésért felelős osztályvezető, akit ezt megelőzően neveztek ki, nem vállalkozott, hanem véleményezésre megküldte a tárca felügyelete alá tartozó néhány szervhez. A válaszok beérkezése és a levéltárral történt kapcsolatfelvétel után került sor a mintaszabályzat tervezetének érdemi elbírálására. A szervezési intézet által összeállított anyag legfőbb hiányossága az volt, hogy az újszerű követelményeket nem rögzítette kellő módon. Ez elsősorban az irattározási és selejtezési eljárás szabályozásánál mutatkozott meg. A tervezet az irattározás tekintetében tul nagy lépést akart tenni:
