Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 3. szám - Művelődési Minisztérium. Levéltári Igazgatóság: A Művelődési Minisztérium Levéltári Igazgatóságának munkautasítása a levéltári anyag mikrofilmezése tárgyában / 535–541. o.

a/ Bekötött levéltári anyag esetében a kötetek megfelelő egymásutánját kell biztositani. Olyan kötet esetében, amely szervesen össze nem tartozó részekből áll, meg kell állapitani az egyes alkotórészek jellegét. Ezt a kötet jegyzékelésnél /alább 4.d. pont/ figyelembe kell venni. - Köteteket beköttetni vagy kötéseiket javíttatni a filmrevétel után kell. b/ Kötetlen levéltári anyag esetében a rendezést a nagyobb levéltári egységtől a kisebb egységig kell folytatni mindaddig, amig minden egyes irat nem kerül a helyére. Ügyiraton belül az iratok olyan rendben helyezendők el, hogy az első irat legfelül, az utolsó pedig legalul legyen. Más szóval: az egyes iratok /pl. főirat és mellékletei, előirat és utóirat/ ugy helyezkedjenek el egymás után, hogy ha egybekötnék az iratokat, egj kötet egymás után következő lapjaiként legyenek olvashatók. /Az iratokat egymásba rakni nem szabad, illetőleg azok egymásba helyezve nem hagyhatók. Az iratok egymásba helyezése leginkább azért történt, hogy egyik irat tartsa a másikat. Ennek megszüntetésekor az együvé tartozó iratokat ajánlatos két lapos boritóba /pallium/ helyezni./ A félbehajtott /fraktur/ ügyiratokat oly módon kell rendezni, hogy kihajtás után az egyes iratok ugyancsak ugy következzenek egymás után, mintha egy kötet vagy füzet lapjai volnának. c/ Azokat az iratokat, amelyeknek rongáltsága a felvételezést nem teszi lehetővé, felvételezés előtt restauráltatni kell. d/ Ha a felvételezés más levéltárban történik és a felvételezés érdekében kötetek szétbontása válik szükségessé, az ujraköttetést a kötést szétbontó levéltár köteles elvégezni /elvégeztetni/. • 2. A fentiek szerint rendezett iratokat jelzetein! kell. Ideálisnak az tekinthető, ha minden egyes iraton rajta van a teljes jelzet. Ez azonban nagy munkaigénye miatt csak kivételes esetekben /kötetek, oklevelek, térképek/ érhető el. A jelzetelésnek legalább középszinten kell megtörténnie, vagyis a legkisebb raktári egységen /csomó, doboz/ belüli legnagyobb levéltári egységeket /ügyirat, alapszám, dosszié stb./ jelzettel kell ellátni. a/ A jelzetnek teljesnek kell lennie, vagyis az őrző levéltár nevétől kezdve a középszintig lemenőén az identifikáláshoz szükséges minden adatot - rövidítve vagy jelekkel tartalmaznia kell. - Teljes cim: Csongrád Megyei l.sz. Levéltár - Megyei törvényhatóságok és thj. városok - Szeged város levéltára - Kapitalista kor - Szeged város tanácsának iratai - Iratok - 1921. év - 2720. alapszám - jelzet: CSM. l.sz. It. - IV - B - 1406a sz. 1921-2720. 536