Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék / 262–273. o.

5* A tárgyi egység cime Az áttekintő raktári jegyzék - mint már szó volt róla ~ a törzsegységbe tartozó valamennyi tárgyi egység cimét tartalmazza, a megfelelő helyen. Nem tartalmazza azonban a legkisebb tárgyi egységekbe tartozó levéltári egységek cimeit* Azokat az irategyiitteseket, amelyeknek a tárgya valamely egyedi iigj, nem tekintjük tárgyi egységeknek. Ezeknek a cimeit az áttekintő raktári jegyzék nem közli. Ha pl. valamely állag cime: "Általános iratok" s ezen belül az iratok évek, éveken belül alapszámok, alapszámokon belül pedig iktatószámok szerint vannak rendezve, az áttekintő raktári jegyzéket évek szerint tagoljuk s az egyes raktári egységeken belüli legnagyobb levéltári egységeknek - az alapszámoknak - cimeit nem, csak jelzeteit közöljük. Ha viszont az alapszámokat tárgyi tételekbe osztották be, az áttekintő raktári jegyzék közli e tárgyi tételek cimeit. Ha a tételek vagy kútfők között olyanok is akadnak, amelyek tárgya nem általános, hanem egyedi /pl. XY utlevélkérelme, vagy genealógiai tájékoztatás Z családról/, ezek tárgyát az áttekintő raktári jegyzékben nem kell megjelölni, elég, ha az ilyenek jelzeteikkel szerepelnek. A tárgyi egységek cimei elé a megfelelő jelzeteket is kitesszük, A tárgyi egységeket ugyanis rendszerint a cimen kivül számmal /jelzettel/ is ellátják, amely szám a tárgyi egységnek az irattári ill. levéltári rendszerbeli helyét jelöli. Az a körülmény, hogy az egyedi kútfők vagy tételek jelzete után címüket nem irjuk ki, csupán annyit jegyzünk meg, hogy "egyedi", a levéltári ill. irattári rendszer következetlenségéből fakad. Helyesen felépített irattári rendszerben nincsenek egyedinek tekintendő tételek. A cimadás a rendezéssel összefüggő feladat, a cim végleges megfogalmazása azonban a jegyzékeléskor történik. A cimadás a jegyzékeié' számára akkor jelenthet problémát, ha a jegyzék nem a fond anyagának rendezésével együtt készül, hanem utólag rögziti a fond korábban kialakitott rendjét. Az irattárban vagy a levéltárban már korábban kialakitott tárgyi egységek cimeiket tekintve három csoportba oszthatók: a/ a tárgyi egységnek megfelelő cime van, b/ a tárgyi egység cime nem megfelelő, c/ a tárgyi egységnek nincs cime /nem kapott cimet, vagy a vonatkozó irattári vagy levéltári feljegyzések elvesztek/. a/ Ha a cim megfelelő, meghagyjuk eredeti formájában, anélkül azonban, hogy betühüségre törekednénk, feleslegesen hosszú eredeti cimeket rövidítve közlünk. így pl. a Helytartótanácsi Levéltár Departamentum Civitatense c. állagának áttekintő raktári jegyzékében a "Protocolla departamenti civitatensis" cimet csak röviden, "Protocolla..." formában közöljük, minthogy az ügyosztály nevének megjelölése bennfoglaltatik az állag címében. Hasonlóképpen elhagyhatók a ré266