Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.

E szempontok következetes érvényesítésével valósul meg az iratkezelési rendszerrel szemben támasztott azon igény, hogy az a szerv "rendeltetésszerű működését* feladatainak eredményes és gyors megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését szolgálja". Ugyanezen szempontok következetes érvényesítése szolgálja a levéltár, tehát a későbbi korok kutatóinak az igényeit is. Mindezen igények - egyrészt tájékozódás, megőrzés, selejtezés, másrészt ügyvitel és kutatás - kielégítésének az a feltétele, hogy az iratkezelési, valamint az iratkezelés alapján kialakuló irattári rend a szerv ügyköreivel szerves összefüggésben legyen, erre épüljön fel. E szisztéma realizálására különösen nagy lehetőségek nyiltak az utóbbi időben a gazdaság-szervezési és igazgatási téren bekövetkezett változások folytán. Az uj gazdasági mechanizmus bevezetése és ezzel párhuzamosan az uj állami igazgatási mechanizmus kidolgozása során minden szinten különös gondot fordítottak a különböző kérdésekben való döntések optimális helyének megkeresésére és meghatározására. Ennek következtében lezárulóban van egy folyamat, amelynek várható eredménye az egyes intézmények hatáskörének pontos körülhatárolása és ezek szervezeti tagolódásának tiszta ügykörökre való felépítése. Abba a kedvező helyzetbe jutottunk tehát, hogy e folyamathoz kapcsolódva tehetjük meg az első lépéseket a modern^ ügykörökhöz igazodó iratkezelési rendszer kiépítése felé, az uj iratkezelési rendszert tehát mindenütt egy újonnan, jól meghatározott ügykörbeosztásra lehet épiteni. Másrészt viszont - s ezt sem szabad figyelmen kivül hagyni - egy ilyen, ügykörökre épülő modern iratkezelési rendszer feltétlenül segiti is a tiszta ügykörök s az ezekre épülő tiszta profilú szervezeti egységek kialakításának a folyamatát. A fenti igények magasabb szintű kielégítését szolgálja a modern technika - az ügyviteli, adatfeldolgozó gépek, a fotóeljárás és a hangfelvételek - megjelenése az ügyvitelben. Ezeket a modern gépeket, eljárásokat azonban egyszerűen nem lehet elavult iratkezelési rendszerekre támaszkodva megfelelő hatásfokkal működtetni.. A modern ügyviteli gépek megjelenése, beszerzése ezért visszahatott az iratkezelésre is: sürgette a modern megoldások bevezetését. Nálunk az élet által támasztott követelmények, a modern ügyviteli gépek és az iratkezelési gyakorlat között meglehetősen nagy ellentmondás volt, annak ellenére, hogy a kérdés modern alapon történő rendezésére korábban ismételten tettek tiszteletreméltó kísérleteket. Az 1949-ken bevezetett közigazgatási számrendszeres, majd az 1951~ben bevezetett csoportszámos iratkezelési rendszer azonban - bár a tájékozódás szempontjait messzemenően szolgálni kivánta n nem eléggé tartotta szem előtt a biztonságos megőrzés és a selejtezés érdekeit. E mellett alapvető hibája volt mindkettőnek* 176