Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 1. szám - FORRÁSOK ÉS TANULMÁNYOK A MAGYAR TANÁCSKÖZTÁRSASÁG TÖRTÉNETÉHEZ - Székely Vera: A polgári demokratikus köztársaság és a Tanácsköztársaság külképviseleteinek iratanyaga az Országos Levéltárban / 28–57. o.

- 36 4. .A 3écsi Követság, amint arra már' utaltunk, a monarchia hagyományos iktatási és irattározási rendszerét vette át". Regisztraturája évenként újrakezdődő alapszámos rendszerű, az ügykezdő irathoz szerelték az ugyanazon ügyben keletkezett későbbi iratokat. A beérkező és a hivatalból^kezdeményezett ügyek iratait a segédhivatalban iktatták, előadóivet vettek fel, amelyre rávezették az iktatószámot, a beérkezés dátumát és az iktatószám mellett az alapszámot is. Az iktatókönyvbe bevezették a beérkezés dátumát, a beküldő hatóság vagy személy nevét, az irat tárgyát, az ügyintézőt, az elintézés módját és dátumát. A mutatókönyvbe az irat tárgya mellett feltüntették az alapszámot és valamennyi iktatószámot. A beiktatott iratok az illetékes osztályra vagy előadóhoz kerültek, akik az ügyintézés egyes fázisairól feljegyzéseket készítettek az előadóiven. Az elintézéstervezet fogalmazványát is előadóivre irták. Az osztály ill. csoportvezetők kiadványoztak, a követ vagy helyettese csak a személy szerint hozzáintézett iratok választervezeteit és az általa készitett jelentéseket, jegyzékeket irta alá. Az iratok expediálását, határidő nyilvántartását és irattárba helyezését is feltüntették az előadóiven. A Külügyminisztériumtól /Külügyi Népbiztosságtól/ közvetlenül érkező táviratokon minden esetben szerepel a leadó és felvevő neve és az időpont. Az alapszámos iratkezelés mechanizmusa következtében a polgári demokratikus korszak és a Tanácsköztársaság iratanyaga nem különül el élesen, sem március 21, sem augusztus 1 nem jelentett változást a folyó ügyvitelben. Az iktatást, mutatózást és irattározást folytatták, a folyó ügyekben érkezett beadványokat, vagy kiadott iratok fogalmazványát, az előzményt tartalmazó alapszámhoz csatolták. Az 1919 elején /március 20-ig bezárólag/ iktatott ügyiratokhoz kapcsolódóan ugyanúgy találunk a Tanácsköztársaság idején kelt egyes iratokat, mint a Tanácsköztársaság alatt indult ügyekben augusztus 1 utániakat. Az augusztus 1 előtt indult ügyek között viszont vannak olyanok, amelyeket a Tanácsköztársaság követsége már nem intézhetett el. Nem sok ilyen maradt, és ezeket is nagyrészt érdemi intézkedés nélkül a/a jelzéssel irattárba tették. A belső ügyviteli feljegyzések és a Külügyminisztériummal, illetve a Külügyi Népbiztossággal folytatott levelezés magyar nyelvű, csak a diplomáciai érintkezés folyt szükségszerint német vagy francia nyelven. A Bécsi Követség anyagában az 1918-19-es évekből 27 csomó irat és 7 kötet segédkönyv van.