Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Az iratkezelés új módszerei az NDK-ban / 749–755. o.

- 752 Az irattári reform terén maga az NDK minisztertanácsának hivatala járt elől./7/ Egy évvel az uj levéltári törvény megjelenése előtt központi irattárat létesített a saját iratai számára. Jónak látszott ez azért, mert sok esetben azonos tárgykörbe tartozó iratanyag különböző előadóknál keletkezett, s azt csak ilyen módon lehetett központilag nyilvántartani, egységesen rendszerezni ás a felmerülő szükség esetén a leggyorsabban az ügyintézés rendelkezésére bocsátani. Az irattárszervezést azzal kezdték, hogy elkészítették a minisztertanács hivatalának tárgyilag rendszerezett irattári tervét, s ahhoz a tárgyfogalmak könnyebb megtalálása érdekében betűrendes mutatót fektettek fel. Ugyanakkor megteremtették a központi irattár működéséhez szükséges elhelyezési és személyzeti feltételeket. Ebben a központi irattárban a munka folyamata a következő: Az előadók folyamatosan leadják a náluk levő véglegesen elintézett ügyek iratait, előbb azonban időrendbe rakják, s rávezetik az ügyiratra az "irattárba" megjegyzést, az irattári terv szerinti tételszámot, a leadás keltét, a leadó részleg jelét és saját kézjegyüket. Ha egy ügyirat több tárgyat érint, az adott irattári tételszámon kivül utalnak a vonatkozó többi tétel számára is. Az előadók továbbá a véglegesen lezárt ügyek iratain kivül a központi irattárba adják le a határidős ügyiratokat is, amennyiben a határidő két hónapnál hosszabb. A központi irattárban kát "államilag vizsgázott levéltárosnő" /levéltári kezelőnő/ dolgozik. Ezek mindenekelőtt megvizsgálják, hogy az átadott ügyirat teljes-e, hogy helyérsek-e a megadott tételszámok, s azokat esetleg kijavítják. Ezután az ügyiratról kartotéknyilvántartást kászitenek, s a kartoték "ideiglenes levéltári jelzet" rovatába beirják az ügyirat irattári tételszámát. A "kor" rovatba általában nem csak az évet, hanem a hónapot is beirják. A "proveniencia" rovatba kerül /bélyegzővel/ a minisztertanács nevén kivül az illető osztály száma és a referencia megjelölése. A kartonokat háromféle módon rendezik: 1/ szervezeti egységek szerint, 2/ a tételszámok rendjében és 3/ a tételszámokon belül időrendben. Ezeket a rendezési módokat kombináltan alkalmazzák. Az ilymódon rendezett ügyiratokat mappákba- /iratrendezőkbe/ helyezik, ezekre kivül ráírják a tételszámot, továbbá a kort és a leadó részleg nevét. Az iratrendezőn belül, az első ügyirat elé, utalólapot helyeznek, erre rávezetik az iratrendezőben fekvő ügyiratokon látható utalásokat. Ilyen módon minden irattári tételnél biztosítják az áttekintést a központi irattárban őrzött s az adott tárgykörre vonatkozó teljes iratanyag felett.. Ezek az utalólapok arra valók, hogy a keresett ügyiratokat szükség esetén gyorsan megtalálják, hiszen a tapasztalat szerint az előadók nem mindig adják meg pontosan a tételszámokat, másrészt pedig lehetővé teszik átfogó információs anyag összeállítását az ügyintézés során felmerülő kérdésekhez. A központi irattárban alkalmazott iratrendezők függesztett módon nyernek elhelyezést.