Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Az iratkezelés új módszerei az NDK-ban / 749–755. o.

- 750 lényegesebb vivmánynak tekinthető ezen a téren, hogy a rendelet az államigazgatási és gazdaságirányítási szerveket teszi felelőssé az irattári tervek elkészítéséért és bevezetéséért a maguk illetékességi területén. Végül előírja a rendelet, hogy a szervek ügyintézésében már nem szükséges irat-, fotó- és filmanyagának azt a részét, amely társadalmi jelentőségénél fogva végleges megőrzésre érdemes, vagy amelynek őrzési ideje még nem járt le, az igazgatási levéltárnak kell átadni. Az irattári terv Az NDK helyi tanácsai számára 1956-ban adtak ki első izben egységes irattári terveket. Ezek tagolódása a tanácsok akkori szervezeti felépítéséhez igazodott s az azóta bekövetkezett változásokhoz nem volt megfelelően idomítható. Ennek következtében a minisztertanács elrendelte külön munkacsoport megalakítását,az uj egységes irattári terv kidolgozása céljából. A munkacsoport a minisztertanács közvetlen alárendeltségébe tartozó lipcsei "Igazgatásszervezési és Irodatechnikai Kutatóintézet" vezetése alatt működött, s az általa kidolgozott tervezetet véleményezés végett megküldték valamenynyi kerületi tanácsnak, továbbá számos járási, városi és közsági tanácsnak, sőt néhány minisztériumnak is. A munkacsoport a beérkezett javaslatok figyelembe vételével dolgozta ki az uj irattári tervek javított,de még mindig csak ideiglenesnek tekintett szövegét, majd ezt újból egyeztették néhány helyi tanáccsal ill. központi szervvel. A végleges formájukat elnyert irattári tervek 1965. január 1-én léptek hatályba. Az irattári tervek egyike a kerületi, járási és járási jogú városi tanácsok számára, másika a járási alárendeltségű városi és közsági tanácsok számára készült. A kát terv felépítése azonban a főbb vonásokban megegyezik. Az uj tervek megszerkesztésekor nem a szervezeti felépítést, hanem a feladatköröket vették alapul, s a nomenklatúra megválasztásánál arra törekedtek, hogy az minél hosszabb ideig használható legyen. A tervek szerkezetét is igyekeztek olyanná formálni, hogy utólagos kiegészítések beilleszthetők legyenek. A tervek három lépcsős tagolásban készültek. A legátfogóbb kategória a főcsoportoké, azok tovább tagolódnak csoportokra, s un. tárgyakra. Mindhárom kategóriában kétjegyű számokkal jelölik az egyes egységeket, s ilymódon teszik lehetővé az egységek későbbi szükség szerinti szaporítását,/2/