Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szabó Ferenc–Bálint Ferenc: A tanácsok iratkezelése és irattárainak helyzete Békés megyében / 732–748. o.

- 739 Békéscsabai Városi Tanács VB A városi tanács apparátusa egy épülettömbben van elhelyezve, ügyiratkezelése részben központosított, részben osztott , amennyiben az igazgatási osztály egyik adminisztrátora végzi az igazgatási osztály, a pénzügyi osztály, az anyakönyv, gyámügy és szabálysértési iratok kivételével az összes iratkezelési feladatokat, beleértve a központi irattár kezelését, az érkezett ügyiratok, szétosztását, szerelését és a postázást, Tiz év óta dolgozik ebben a munkakörben és munkáját túlterhelése ellenére is jól és pontosan végzi. Munkafeladatai igen súlyosak, mert egy 52 ezer lakosú város iratforgalmának túlnyomó része az ő kezén megy keresztül, s az apparátus 92 belső dolgozójának irattermelásét kell rendbentartania^ Munkájának segítésére a délutáni órákban a városi tanács nyugdíjas irattárosát alkalmazzák kisegítőként, de még igy is csak a legnagyobb erőfeszítéssel győzik a nagytömegű folyó munkát. Naponta átlag 70 db ügyiratot kell nyilvántartásba vennie, szerelnie, mutatóznia, az előadókhoz eljuttatni, a postázandó ügyiratokat átvenni, expediálni és az elintézett ügyiratokat irattározni. Emellett foglalkoznia kell az érdeklődő ügyfelekkel, előadókkal is. Az elmúlt évben iktatott ügyiratok száma 20.100 volt, ez év első felének teljes ügyforgalma /főés alszámok/ 17-183, ebből 8667 ügyiratot a központi kezelő iktatott. Munkaidejét a folyó ügyek kezelési teendőire fordítja elsSsorban, jól és pontosan betartja munkájában az 5/1963iK.S. utasítás előírásait, de a pénzügyi osztály iratainak kivételével az ő kezelésére bízott központi irattárban nem tud rendszeres irattári kezelési és selejtezési munkát végezni. Ellenőrzésünk alkalmával a központi irattári helyiség rendje megfelelő volt, mert 8 hónapon át egy nyugdíjas dolgozóval selejtezési munkát végeztettek, s igy az^irattár legrendezetlenebb anyaga, az 1949-től 1956-ig terjedő, megfelelő állapotba került. Ez a selejtezés azonban egyáltalán nem oldotta meg a tanács selejtezési problémáit, mert az irattári helyiségben és az osztályokon még jelentős mennyiségű anyag vár selejtezésre és rendezésre. A tanácsháza padlásán kb. 15 mázsa ömlesztett jellegű, munkakönyveket és gazdasági cselédkönyveket is nagy mennyiségben tartalmazó elfelejtett iratanyag van, erősen szennyezett, pusztulásnak kitett állapotban. A tanácsépület pincefolyosóján kb. 20 mázsa régi adófőkönyv és pénzügyi bizonylati anyagot tárolnak különböző adónyilvántartásokkal együtt, az 1957. évet megelőző időből. Ez az irattömeg a gőzfűtés csöveitől páradús levegőben romlásnak indult és 90 %-át meg sem lehet menteni.