Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Káposztás István: A szovjet Irattani és Levéltárügyi Tudományos Kutató Intézet feladatai és perspektívája / 526–529. o.

- 528 szeresen szereplő selejtezési határidő megjelölése. Ugy gondolják, hogy annakidején csak tudták, meddig kell az iratokat megőrizni, holott ennek mechanikus figyelembevétele komoly károkat okozhat* Tudott dolog, hogy az iratok keletkezése és selejtezése között lezajló 10-15 év alatt megváltozhatnak az őrzési időre vonatkozó szempontok* Problémát jelent - elsősorban a levéltári kiküldött számára - az egyes minisztériumi szervek irattárában lévő közép- és alsófoku szervektől beküldött iratok selejtezése. Ezek az iratok a, központi szerv működésének dokumentálása szempontjából sokszor nem jelentősek, s éppen ezért akár kiselejtezhetők is lennének, annak ellenére, hogy maguknál az iratképző szerveknél ezek jelentős iratoknak minősülnek. Mégis felmerül a selejtezést ellenőrző levéltári kiküldöttben, hogy vajon az illetékes szerveknél megvannak-e ezek az iratok; ha igen, akkor a felügyeleti szerv irattárának polcait feleslegesen terhelik, s kiselejtezhetek, ha nincsenek meg, akkor az ilyen iratfajták megsemmisítésével kárt okoztunk. Vitatott kérdés sok helyen, hogy az ügyviteli segédletek (iktatókönyv, iktatókarton) megfelelő rovatában meg kell-e jelölni az irat kiselejtezését, vagy elég csupán az ügyviteli segédletek elején, illetve a végén - esetleg külön betétlapon - a kiselejtezett iratféleségek tételes felsorolása. E tekintetben a levéltárosok véleménye is megoszlik. Véleményem szerint elég a kiselejtezett iratfajták tételes felsorolása, tekintettel arra, hogy az iratdarabonkénti kivezetés óriási munkatöbbletet jelent. Probléma még az országos hatáskörű szervek TÜKiratainak a selejtezése. Egyes szerveknél még ma is érvényben van az a helytelen gyakorlat, hogy a TÜK-ben kiselejtezett iratokat "gondosan" bezsákolják, s csak akkor értesitik a levéltárat - előfordul, hogy nem is értesitik, - hogy nézze meg a kiselejtezett iratokat. A minisztériumi szerveknél sikerült elérnünk, hogy a TÜK-iratok selejtezése előtt is kihivnak bennünket; résztveszünk a selejtezési bizottság munkájában. Egyébként több minisztérium, pl. a Mezőgazdasági és Élelmezésügyi Minisztérium TÜK-iratanyagát egyáltalában nem selejtezik, ehelyett u.n. visszaminősitést hajtanak véggQi vagyis egyes irat fajtákat "tüktelenitik", s azokat a Minisztérium Központi Irattárában helyezik el. A fentiekből láthatjuk, hogy a külső szerveknél, még az országos hatáskörű szerveknél sincs teljesen tisztázva a selejtezés problematikája, és nem túlzás, ha azt mondjuk: "Ahány ház, annyi szokás."