Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Schneider Miklós: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája a járási tanácsi iratokban / 313–317. o.

- 314 Az elemzés mindenekelőtt arra mutatott rá, hogy a tárgyi csoportosítás önmagában is milyen problematikus» Pillanatig sem kétséges, hogy az elgondolás helyes, és ideális esetben ez a tagolás valóban nagyban megkönnyithetné az iratanyag kezelését, de még inkább majdani tudományos-történeti felhasználását. Aki azonban már próbált tárgyi tagolást végezni, akár egy levéltári fondban, akár könyvtárban, az tudja, hogy milyen sok nehézséggel jár, még egy olyan alaposan kidolgozott és jól átgondolt rendszer segítségével is, mint a könyvtári gyakorlatban alkalmazotti Egyetemes Tizedes Osztályozás* A gyakran előforduló nem egyértelmű akták ill. miivek csoportba sorolása sokszor a besorolást végző szubjektív Ítéletét teszi szükségessé s ha ennek a személynek a felkészültsége hézagos, akkor nagyon kétes értékű csoportosítást produkál, A további probléma abból adódik, hogy az alapjában helyes elvek alkalmazására, illetve a rendszer alkalmazásának végrehajtására vonatkozó utasítás sokhelyütt hiányos, ill* nehezen érthető. Ezúttal itt egyre szeretnék rámutatni, mégpedig arra, hogy a csoportra bontás alapelvei nem voltak kellőképpen tisztázva* Ebből az következett egyrészt* hogy sokszor ott is alcsoportokra bontották az anyagot, ahol elég lett volna csak csoportig lemenni, vagy akár megmaradni csak a főcsoportnál,

( így az emiitett Ipari Csoport 1954* évi iratainál az l-es főcsoporton belül 6 csoportot (ezen belül 2 alcsoportot) is kialakítottak, pedig az egészben mindössze 16 iktatás történt, s volt olyan csoport is, ahol csak 1 iktatást találunk. Ugyanígy jártak el a 2-es főcsoportnál, ahol 14 iktatás 4 alcsoportra osztva szerepel* Ez az indokolatlanul túlzásba vitt tagolás nagyon megnehezítette az i kt at ó munkaj át « Másrészt ugyancsak a tagolás alapelveinek a tisztázatlanságából, valamint az egyes különböző szintű szervek sajátosságainak figyelembe nem vételéből következett az, hogy egy és ugyanazon az aktán belül a különböző szintű államigazgatási szerveknél keletkezett ügydarab más és más számon szerepel» A már emiitett Ipari Csoport irataiban lehet pl. olyan aktát találni, melyben 4,; sőt 5 szám is előfordul ugyanarra a tárgyra. -így pl* "A jóváhagyott tervek módosításának rendje" tárgyban a Könnyűipari Minisztériumtól K-105 az. alatt érkezett rendelet a megyei tanács ipari osztályához. Ez 201. sz. alatt továbbította a járáshoz, ahol 134. az. alatt (tehát a helyes számon) iktatták.