Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.

-310 volt a vezető szerep, a levéltárosok tapasztalatai sok hibaforrás elkerülését tették volna lehetővé, A másik és lényegi hibaként azt jelölhetjük meg, hogy a kidolgozott rendszert egységesen és kötelezően minden hivatalra és intézményre ráhúzták,, A csoportszámos rendszert egyes területekre önállóan külön-külön kellett volna lebontani, mint ahogyan ezt a Szovjetunióban és más országokban is teszik. Saját tapasztalataimból a Kijevi Levéltárban^látottakat tudom csak megemliteni* Kijevben, a Szovjetunióban érvényes rendszer szerint, minden intézmény elkésziti a maga irattári tervét, amely az irattermelés tematikusátárgyi egységeit tartalmazza. Ezeket a terveket a levéltári igazgatóság, vagy az adott intézmény iratkezelését közvetlenül ellenőrző levéltári szerv hagyja jóvá* Mivel az intézmény a saját feladatait, munkáját a legjobban ismeri, a legilletékesebb annak megjelölésére, hogy a saját irattermelésében milyen legfontosabb tárgykörök fordulnak elő* Az osztályozás alapja a szervezeti ismérv, és a tárgykörök ezek tevékenységében a gyakorlati tapasztalatok elemzése alapján alakulnak ki*,Azaz a tárgykörök megjelölése nem felülről lefelé, hanem alulról felfelé történik* Az igy kialakitott tárgyi egységek (gyélo) terve elvben egy évre érvényes, a gyakorlatban azonban a jól kialakitott terveken a későbbi évek során alig kell már változtatni* Nagyon fontos tény számunkra az, hogy ott minden hivatal irattermelési terve a levéltárosokkal közvetlen konzultáció alapján készül el. Az egységes iratcsoportositási rendszer legtöbb hibája véleményem szerint a tárgymeghatározások terén mutatkozott* Közismert, hogy egy irat tárgyát többféleképpen is meg lehet határozni. Ez a lehetőség a Botár-féle és az 1951ben bevezetett csoport számos iratkezelési rendszernél nagy mértékben fennállt• Ebből az iratkezelőnek, vagy annak a személynek, aki az irat jelzetelését végezte, nagy nehézségei adódtak. Az első irat esetében csak az a kérdés, milyen tárgyköri csoportba soroljuk az adott iratot. Amikor azonban az adott ügyben a második irat keletkezik, akkor már emlékezni kell az előző irat jelzetére, s mivel a központilag elrendelt sémarendszerben többféle tárgyhoz sorolás is lehetséges, aki arra nem emlékezik, nem biztos, hogy az adott iratot megtalálja, Az előző irat visszakeresése nem olyan magától értetődő feladat, ami a logikusan felépitett egységes rendszerből önmagából következik. A másik hibaforrás abból ered, ha az iratnak meg kell őriznie a jelzetét, csoportszámát, bármely intézményhez kerül is át. De hasonló hibaforrás volt az is, hogy nem vették figyelembe a személyi adottságokat sem,:Mint fentebb emiitettem, Botárnak az volt az elképzelése, hogy az uj iratke-