Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.

- 306 Minél kisebb volt a számsorban a számjegy helyi ér** teke, annál kisebb egységet Ölelt fel, viszont a kisebb egység mindig benne foglaltatott a nagyobb egységben* Az- üresen hagyott un, fenntartott számok esetében az illetékes szaktár*ca vezetője nem dönthetett önállóan, hanem a belügyminisztertől kellett engedélyt kérnie annak felhasználására* (7) A rendszer tehát mindenre kiterjedően teljes központi kötöttséget jelentett az irattermelés tárgycsoportjaira nézve. Néhány szó a Botár-féle és a csoport számos rendszer alkotóinak elvi indokolásáról* Mind két felszabadulás utáni iratkezelési rendszer a közigazgatás,, demokratizálásának jegyében született* Céljaik között első helyen az egész ország közigazgatásában egységes iratkezelési rendszer bevezetését, a régi hivatalok bürokratikus útvesztőjének megszüntetését és az áttekinthetőséget jelölték meg* Az egységes számrendszer az egész ország közigazgatásában azonos számmal jelöltté az azonos tárgycsoportu iratokat* Az egyszerű és egységes iratkezelési módszer bevezetésé az államigazgatás munkájának megkönnyítését, az iratkezelés meggyorsítását célozta* A másik kiemelt szempont a gazdaságosság és a takarékosság szempontja volt. Botár külön ki is emeli a jogszabályalkotás áttekinthetőségének kérdését * olyan szempontból, hogy mind a közigazgatási szakemberek, mind az érintett magánszemélyek bizton^ ságosan igazodhassanak el a várhatóan egyre nagyobb számú jogszabály között, ami a közélet demokratizálásának egyik fontos feltétele. (8) . v.V Amig a Botár-féle egységes rendszer az osztályozás alapjául az akkori 12 minisztérium ügyeinek lebontását tekintette és a tárcák belső szervezetére vagy azokhoz kapcsoló szervezetekre vonatkozó anyagokat bontotta tovább tema^ tikusan, az 1951*~es csoportszámos rendszer már teljesen a decimális rendszer alapján készült el« A módositásra az 1951-es rendelet útmutatója sze~ rint azért került sor, mert a Botár-féle közigazgatási számrendszer túlnyomóan a polgári közigazgatás szervezeti beosz^ tására épült és ezen tulmenőleg gyakorlati használatát szét*tagoltsága és gyakran logikátlan csoportosítása is bonyolulttá tette* Mindkét rendszer célja tehát elsősorban az iratkezelés korszerűsítése, az iratok utjának egyszerűsítése, az áttekinthetőség növelése volt* Nehéz az egész országra érrényes és minden szakigazgatási szerv szempontjából teljesen kielégítő egységes sémát