Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Balog Judit, G.: Az ügyvitelgépesítés és a lyukkártya-rendszerű gépi adatfeldolgozás néhány alkalmazásáról / 289–303. o.

- 300 A kutatómunka elvégzése a lyukkártyarendszerben, a kártyák kikeresése mechanikus utón történik.,A táblázatok alapján megkeresik a kérdéses fogalom kódját..A népgazdaság egyes ágainak kártyáit az utasítás szerint külön helyezték el egy-egy kartonládában. Tehát az egy ágazatra vonatkozó kártyákat kell a gépbe helyezni. A keresetüket beteszik a gépbe a megállapított kódnak megfelelően, és mivel a kártyák a karton alsó szélén vannak lyukasztva, a lyukasztott kartonok a tűkön nem tudnak fennmaradni, leesnek. Mivel a kartonok négy oldalon lyukasztottak, a kutatás bonyolulttá válhat. Ugyanis mindig csak az egy oldaIon lévő kódjelek alapján lehet egyszerre kutatni* Ha a kutatás-több témát érint, a segédtáblázatok és melléktáblázatok szerinti keresés lépcsőzetesen folyik le, mindig ügyelve arra is, hogy azonos oldalon vannak-e a kódok. Ha a kérdés valamennyi fejezettel összefügg, akkor a módszertani utasítás szerint egyáltalán nem kutatunk, hiszen a lyukkártyákat a fejezetnek megfelelően őrzik. Szerintem itt esetleg 9-^szer át lehet futtatni a kártyákat a gépen* Lyukkártyakatalógus-tervezet a Külügyminisztérium irattárában A lyukkártyakatalógus darabszintü segédletnek készül a minisztérium valamennyi aktájához. A kártyatervet a minisztérium nomenklatúrája alapján alkották meg* Ebben 30 tárgyi egység szerepel, ezen belül alapegységek., és külön ezen belül a követségek szerinti rend (helynév). Lyukkártyára teszik tehát az aktán szereplő tárgymeghatározást (azonosító adat), és ezen kívül a katalóguskészitők megállapítják a helyes tárgyat, kijavítva az aktafelvételkor elkövetett hibákat, illetve ahol szükséges, pontosítva, ill. általánosítva a tárgyat* Ezután az uj tárgymeghatározást a nomenklatúra alapján besorolják a megfelelő tematikai egységbe, amit kódolnak. Pl. a nomenklatúra egyik tárgyi egysége Magyarország részvétele a nemzetközi szervezetekben. Ez igy tagozódik további 26/aNemzetközi szervezetek külföldön; 26/b Nemzetközi szervezetek, kongresszusok Magyarországon; 26/h (ENSZ); 26/i ENSZ szervei. Ha akta érkezik arról, hogy az amerikai magyar követ résztvett az ENSZ idei közgyűlésén pl« 1967 március 1én, akkor a lyukkártyára felkerülnek az alábbi adatok: az akta iktatószáma; dátum: kódolva a kronológiai táblázat szerint; az eredeti tárgymeghatározás szövegesen; uj tárgymeghatározás szövegesen. Kódolni kell itt: a trágyi egységet, tehát a 26-nak megfelelő kóddal, ezen belül a 26/h-nak meg-