Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.

- 244 The 'Prepárati ón of '

Réc

órds for í'ran

sfer ; fft

eyj.géd) <f»» 1964 > -Public Record Office, ;

JIondon7~"26 lT" Az 1962-ben megjelent szabályzat.76^80*. pontja röviden megadja azokat az általános irányelveket, amelyek'alapiján a hivatalok, szervek iratait a Publio Record Offioe~rba való'beszállításra elő kell készíteni. Jelen szabályzat az^ zal • kivan segit-eni az e munkával foglalkozó'-hivatalnokoknak,' hogy részleteiben is kifejti, mi a teendő.« a beszállítandó anyag rendezése, jegyzékelése*.leszámozása, csomago^ lása ^és címkézése terén, Egyik-másik kívánalom, vélik a szabályzat szerkesztői, talán túlzottnak látszik, ámde a Publio*Record Office-ba rengeteg helyről árad be az anyag s ezért* -amennyire lehet„ az • eljárás egységesítésére kell törekedni* Minden egyes esetre természetesen ez a szabályzat sem adhat utasítást, marosak azért sem^ mert egyre nagyobb számban jönnek léire uj , eddig kevéssé ismert iratfajták (pl* számológépszalagok, hangszalagok stb-*)* A szabályzat négy részből és'függelékből áll.?' Az. I* ^rész

'cimeí 'osztályozás és rendezés* Alapelv vei azonosak az 1962* évi szabályzat megfelelő részében foglaltakkal, de annál bővebb szövegezésű* A II» rész a beküldendő iratok jegyzékelésével foglalkozik, olyan-részletességgel, hogy csak általános jel^ lemzést adhatunk róla, javasoljuk azonban segédletkészítés si szabályzataink és segédleteink elkészítésénél magának a teljes szövegnek tanulmányozását* 'A szabályzatnak ez a része joggal képviseli az egyöntetűség elvét, de'nem me** , revén, A .függelék C* pontjában nyolcféle lehetséges és ajánlott jegyzéktipushól közöl példákat (Example Í-r8») és elvileg terét -enged változatoknak 'és itt nem szereplő jegy- ! zéktipusoknak is.Az egyöntetűséget, a mintatipusok ajánlásán kiyül, egyrészt a jegyzék szövegezésének, a leírórészeknek* a cím*- és jelzetadásnak lehető egységesítés sével, másrészt külsőségekkel kívánja elérni. A jegyzékhez használt papirt, gépszalagot,' általában minden technikai eszközt-egy helyről*, a már emiitett Stationery.Qffi*ceból kell beszerezni; nem mindegy, milyen, mekkora és milyen színű papírra írnak*,Pontosan meghatározza, hol szükséges uj bekezdés, a szöveg melyik részét >a lap melyik részére kell gépelni, mikor kell a következő sort egy vagy két betűvel kijjebb vagy beljebb írni stb*.,. mivel mindennek a tartalom szempontjából jelentősége van* A függelék A«-pontja 16 pontos gépírói "utasítást tartalmaz* B. pontja közli a leggyakrabban használt állandó rövidítéseket. "ÍTtasit-a tárgyi és egyéb jegyzetek elkészítésének módjára,