Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.

- 237 si szempontból mely iratok érdemesek tartós megőrzésre. Ezeket, ha a hivatal még 'egy

; ideig nem tart rájuk igényt, beszállítják a levéltárba* Magukban a hivatalokban az Inspecting-Officer-rel (levéltári felügyelővel) együttműködő* a hivatali iratok nyilvántartásáért és gondozásáért felelős tisztviselő'a Departmental Record.Officer (továbbiakban; hivatali felügyelő)* Általában azonos a főirattárossal, de nagyobb hivatalokban külön személy, 'A-hivatali felügyelőnek a szerv valamennyi iratáról tudnia kell* azok keletkezésétől, illetve a hivatalba való beérkezésétől kezdve egészen addig, amig -.selejtezés --vagy a levéltárba való beszállitás utján ki nem kerülnek a hivatalból* A IV* rész magát az iratkezelési munkát,.az iratok ellenőrzésének, selejtezésének lefolyását ismerteti. A.hivatali felügyelők először is selejtezési ügykörjegyzéket készitenek, mind a nem iktatott, nem lajstromozott iratokkal,, mind pedig az iktatott, lajstromozott iratoknak évről—évre azonos, állandó fajtáival kapcsolatban. Magát a selejtezést nem lehet elkezdeni a levéltári felügyelővel történt megállapodás nélkül; utóbbi minden jegyzékből kap egy példányt, amelyre nézve már megtörtént a megegyezés. Egyes iratcsoportok - a bizalmas (tük.) iratok, a magánhivatali iratok (pl. a miniszterek magánlevelezése), a személyzeti iratok, a térképek, tervrajzok és rajzok -különleges eljárással selejtezendők. Az első két csoportra nézve .a hivatali felügyelő és-az'iratokat gondozó hivatalnokok együttes eljárási módot dTolgoznak ki. A személyzeti iratokkal'kapcsolatban a levéltár és a hivatal-együtt dönt arról, hány évig -célszerű-ezeket megtartani. Á<térképek, tervek esetében jobb"mindig az régész sorozatot ellenőrizni, szabályszerű időközökben, mint kiválogatni a kor szerint esedékes Öt éves, ill

# 25 éves. példányokat.,Ahol túlságosan sok van belőlük, az eredeti'darabokat, a legfontosabbak - kivételével, kiselejtezik s csak mikrofilmen őrzik még a teljes sorozatot* A'hivatalok iktatási rendszerét, ugy kell megszer-' vezni, hogy a rendszeres iratellenőrzések az 'irattárosok vagy a hivatalnokok túlzott megterhelése nélkül, szinte automatikusan legyenek végrehajthatók* Ennek -egyik feltétele a hiánytalan iratnyilvántartás;' fiókokban, szekrényekben be nem iktat ott iratokat tartani nem-szabad. Ahivatali felügyelő dönt arról, ne történjék—e az első el-