Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Rebrus József: A Művelődésügyi Minisztérium ügyiratkezelése / 880–882. o.

- 88? A más osztályoktól véleménykérés vagy láttamozás céljából érkező ügyiratokat újból nem iktatjuk, hanem azokat érkezéskor az erre a célra készített végszámos könyvbe vezetjük be. Az illetékes intézkedés céljából megküldött ügyiratokat az intézkedő főosztály vagy osztály számcsoportjába iktatjuk át. A letisztázott ügyiratokat az emeleti irodák expediálják az irányitóhoz. Az ügyiratok expediálását az ügyiraton keltezéssel és aláirással jelezzük. Az expediált ügyiratokat gondosan átvizsgáljuk /határidő, elküldés utáni irányítás, a csatolt ügyirat mellette van-e/ és csak azután helyezzük irattárba. Az irattárból ügyiratokat az erre a célra rendszeresített átadótömbön adjuk ki. E^ben az átvételt igazoló vevényt két példányban állítjuk ki. Az egyik példány a tömbben marad, a másik példányt a kiadott ügyirat helyébe tesszük. Ha az átvett irat visszaérkezik, akkor a tömbből az átvételt igazoló lapot kitépjük, az irat helyén lévő átvételi elismervényt megsemmisítjük. Ezzel a módszerrel pillanatok alatt megállapíthatjuk, hogy irattárunkból mennyi irat hiányzik. Az irattározás a minisztériumban tételszámos rendszerben történik. Az l-es tételben a személyi ügyeket; a 2-es tételben a hely, tárgy és vezérszavas ügyeket; a 3~as tételben az általános ügyeket irattározzuk. Az l-es tételben abc-s sorrendben előre elkészitett borítólapok közé helyezzük az ügyiratokat. Ha nagy az iratforgalom, akkor az egyes kezdőbetűket is tovább bontjuk, pl. a b-t ba, be, bi, bo bura. Hasonló módszerrel irattározzuk a 2-es tétel alatt elhelyezett ügyiratokat is. Itt is a kezdőbetűk sorrendjében helyezzük el az ügyiratokat. Ha a 2-es tétel egyes betűi alatt nagy tömegű iratot kell elhelyeznünk, akkor a 2-es tételt is bontjuk. Pl. 2/1. tétel budapesti Műszaki Egyetem, 2/2. tétel veszprémi Vegyipari Egyetem, vagy 2/3« tétel miskolci Nehézipari Műszaki Egyetem stb. Sőt továbbmenve, ha a 2/1-es tétel alatt elhelyezett budapesti Műszaki Egyetem ügyei is nagy tömegben jelentkeznek, a 2/l-es tételen belül vezérszavakat használunk. Pl. 2/1 tétel jegyzőkönyvek

, 2/1. tétel revizori vi

zsgálat, 2/1. tétel felvétel

, 2/1. tétel ösztöndíj stb. A 3-as tételbe kerülnek az általános vonatkozású ügyek. Az általános ügyeket növekvő számsorrendben helyezzük el az irattárban. A tételszámos irattári rendszernek előnye az, hogy az irattározott ügyiratot minden segédeszköz nélkül adhatjuk ki.