Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A KÜLFÖLD LEVÉLTÁRÜGYE - MAGYAR LEVÉLTÁROSOK KÜLFÖLDÖN - Dancs Istvánné: Mit tapasztaltam az Ukrán Köztársasági Levéltári Igazgatóságon és a Kijevi Történeti Levéltárban / 847–852. o.

- 848 deklődtem. Est a munkát a levéltári.igazgatóság keretén belül külön osztály látja el. Ez az osztály a köztársasági szintű nagy központi hivatalok és intézmények irattermelését ellenőrzi. A Szovjetunió más köztársaságaiban az irattárak ellenőrzését a szocialista korszak anyagát gyűjtő köztársasági levéltárak végzik, e levéltár azonban Ukrajnában épülethiány miatt jelenleg nem a köztársasági • székhelyen,, hátnem Harkovban működik. Az uj levéltári épület Kijevben kb> őz év szeptembérében elkészül. Elkészülte után e funkciót náluk is. az; illetékes levéltár veszi majd át. -.•• A hivatali irattárak ellenőrzését két hivatali kategória szerint valósit ják még: azielsQ kategóriába a történéti értéket jelentő dokumentumanyagokact termelő hivatalok és intézmények tartoznak, ezek irattáraiban az iratok épségét, a Rendezési.és selejtezési munkát az Igazgatóság rendszeresén' ellenőrzi és?tátíácsaltfal segiti. A második kategóriába azok a hivatalok tartóznak, amelyekanyaga csak gazdasági-ügyvitelig gyakorlati jellegű és nem: kerüí" levéltári megőrzés r0.Itt csak a Személyi anyagok épségét és a kijelölt határidőknek megfelelő betartását -ellenőrzik* , .

; >• :

. Az; első kategóriába tartozó irattárakban az ellenőrzés célja a történeti és tudoimártyvos; értékű anyagok épségének és teljésén rendezett állapotban történő; átyé-telánek biztosításai. A levéltár- csak rendezett állapotban végzi át az iratanyagot. De a .hivatal köteles az átadandó iratanyaggal- együtt a hlvata.1 rövid tortérietét is megadni. Az. iratok rendezése a'

,I

gyélo"-k /tematikus csoportba fűzött anyagok/ klalakitásával történik.. Az ilyen ügyiratcsoportok képezik az alapvető'őrzési egységeket, és átlagban 50, gyélo te$z". ki egy folyóméter levéltári anyagét. < vS-r Az iratanyag gyélokban csoportosítása előtt a hivatali irattár minden évben pontc-s'tematikus tervet /gyéíó^nomenklaturát/ készít és azt,jóváhagyásra a Levéltári Igazgatóság selejtezési ellenőrző bizottsága élé "terjeszti. A tematikus térV rendszerét először a hivatal szervezeti felépítése szerint^ a szervezeti alcsoporton bélül pedig' tematikus egységenként alakítják ki. A gyélók kialakításánál általános szabály az,' hogy néhány kivételes esetet nem tekintve csak az azonos évben keletkezett .iratok kerülhetnek azonos gyélóba, a következő években aáonos tárgyban ujabb gyélókat nyitnak. A tematikus azonosság egyben az iratok azonos őrzési évkörét is jelenti, egy-egy gyélóba azonos ideig őrzendő, vagy levéltári megőrzésre kerülő ügyek kerülhetnek. Az irattár selejtezés idejében két jegyzéket terjeszt a Levéltári Igazgatóság selejtezési ellenőrző bizottsága /"értékyéleményéző bizottság"/ elé: a megőrzendő és a selejtezendő gyélók jegyzékét. Amig á levéltári selejtezési ellenőrző bizottság az irattár selejtezési bizottsága által készitett jegyzékéket nem hagyta jóvá, az irattár, a hivatal nem selejtezhet,- nincs joga az iratokat megsemmisíteni. s