Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Simonffy Emil: A mezőgazdasági termelőszövetkezetek iratai: beszámoló a Zalaegerszegi Állami Levéltár tapasztalatairól / 631–652. o.

- 651 esetleg visszatartottakat később behajtani igen nehéz és körülményes. A járási tanácsok VB mezőgazdasági osztályai a zárszámadások, tervek és jegyzőkönyvek hozzájuk felterjesztett példányait külön kezelik, ez sokszor nem megy keresztül a központi iktatáson, vagy egy számon öszszefoglalva szerepel. így megvan annak a veszélye, hogy az osztály - amikor már nem fér a szekrényben - a legrégebbieket egyszerűen kidobja. Bár felhivtuk valamennyi mezőgazdasági osztályvezető figyelmét arra, hogy ezek az iratok nem selejtezhetők, és ha már nincs rájuk szükségük, akkor további megőrzésre átvesszük, mégis ezen a vonalon is számolni kell egyes iratok elkallódásával. Számolni kell ezzel a szövetkezeteknél is. így tehát indokoltnak tartjuk, hogy a zárszámadásokat, a termelési terveket és a közgyűlési jegyzőkönyveket két, illetve három helyről is átvegye a levéltár, és hosszabb időszak - 15-20 év - után egyeztetve, a fölösleges példányokat kiselejtezze. A vezetőségi ülési jegyzőkönyvekből nem kell másodpéldányt felterjeszteni, az csak a szövetkezetnél található meg. Történeti forrásérték szempontjából viszont talán még fontosabbnak tekinthető, mint a ritkán összeülő és nagy létszámú közgyűlés jegyzőkönyve. Ma már csak a legfontosabb ügyek kerülnek a közgyűlés /külödtt közgyűlés/ elé, a gyakorlati végrehajtás, a gazdálkodás mindennapi ügyeiben a vezetőség dönt. A zárszámadások jelenlegi formája lehetővé teszi, hogy a tagsági viszonnyal kapcsolatos kérdéseket is megállapíthassuk belőle, igy a személyi ügyek sem teszik szükségessé a tagnyilvántartások általános begyűjtését. Ezeket a szövetkezetnek kellene hosszabb időn keresztül őrizniök. Az évi zárszámadás, termelési terv, közgyűlési jegyzőkönyv és vezetőségi ülési jegyzőkönyv szövetkezetenként kb. 0,02 iratfolyómétert tesz ki, egy szövetkezet évi egész, irattermelése a bizonylati anyagot leszámitva ü,2-0,3 iratfm. így a fentiek alkalmazása esetén Zala megyében évi átlagban kb. három iratfolyóméter szövetkezeti iratot kell majd a levéltárnak átvennie, ez olyan feladat, amellyel meg kell birkóznia. »