Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 555 6./ Az aktákat /kötegeket/ három példányban kiállított átadási jegyzék kíséretében kell átadni az illetékes igazgatási levéltárnak; a jegyzék egyik példányát - az akták átvételének igazolásával - a levéltár visszaküldi az átadó szervnek. Az átadási jegyzék gondos és hiánytalan összeállításáért a szakszerv /és nem az igazgatási levéltár/ felelős. A jegyzék nélküli, vagy pontatlanul összeállított jegyzékkel megkísérelt átadást a levéltárnak vissza kell utasítania. Miként a szerzők rámutatnak, az 1964 végéig keletkezett akták csak részben kerülhettek szóba a levéltári átadással kapcsolatosan, tekintettel arra^ hogy az anyag egy részére a szakszerveknek munkájuk során még egy ideig szükségük volt. Az iratanyagban előforduló terjedelmesebb aktákkkal kapcsolatosan a szerzők a következő gyakorlati útmutatást adták: ezeket az aktákat az év végével le kell zárni és meg kell hagyni eredeti rendjükben; ha bizonyos idő elteltével a folyó ügyintézésben már nem lesz többé szükség rájuk, át kell őket adni a levéltárnak; ha az egyes irattartókban még van hely további iratanyag lerakására, és a vonatkozó tárgyfogalomnak csupán a tételszáma változott meg az uj irattári tervekben, tartalmi szempontból azonban változatlan maradt, ugy az aktákat tovább lehet vezetni. Ilyen esetekben az aktákra - s majdani átadásuk során az átadási jegyzékekre - rá kell vezetni a tárgyfogalomnak mind a régi, mind az uj tételszámát, s a régi tételszámot át kell húzni, ugy azonban, hogy a levéltári rendezés és jegyzékelés során olvasható maradjon. Előfordulhat, hogy egyes irattartókba, melyek a régi irattári tervek valamely tárgyfogalmával kapcsolatos iratanyagot fogják össze, az uj irattári tervek hatálybalépéséig né-~ hány ujabb irat, illetve előzmény kerül, melyekre azonban még egy ideig folyamatosan szükség van. Ezeket az anyagokat az uj irattári tervek megfelelő tárgyfogalma alá lehet besorolni. Az uj irattári tervek bevezetése - foglalják össze fejtegetéseiket a szerzők - minden bizonnyal magasabb szintre emeli a helyi tanácsok "aktaképzését". Az irattári terveket nem szabad csodaszernek tekinteni, hanem csupán segédeszköznek a célszerű "aktaképzés" előmozdítására. Következetes érvényesítésük azonban - a helyi tanácsok munkatársainak tevékeny közreműködésével - a szerzők véleménye szerint érezhető javulást fog eredményezni az iratkezelésben s ezen keresztül a helyi szervek egész munkájának fejlődésében.