Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 552 csak ha majd idő multával megfelelő áttekintés áll rendelkezésre a tárgycsoport további tagolását illetően, kerülhet sor a végleges tárgyfogalmak kialakítására is, amire vonatkozólag az irattári tervek megfelelő útmutatásokat adnak. Az irattári tervek kiegészítése azonban nem csupán az eleddig még nem tagolt főcsoportok, illetve tárgycsoportok bontása esetében válhat szükségessé. Bizonyos idő elteltével az irattári tervek az egyes feladatok változása /bővülése, vagy csökkenése/, illetve a még nem egészen tisztázott tárgyfogalmak pontosabbá tétele folytán is kiegészítésre szorulhatnak. Hogy az irattári tervek javítására és tökéletesítésére vonatkozó ujabb felismeréseket a további munkában hasznosítani lehessen, a központilag megbízott munkacsoport, a helyi tanácsokkal együttműködve, évenként kiegészítéseket csatol az irattári tervekhez, biztosítani'kívánva ezzel, hogy.a fejlődés ne haladja tul a terveket, s így azok mindenkor aktuális segédeszközként álljanak a helyi szintű államapparátus dolgozóinak rendelkezésére. Ez a folyamatos aktualizálás természetesén csak ugy biztositható, ha a helyi tanácsok munkatársai folyamatosan közlik a központi munkacsoporttal tapasztalataikat és kezdeményezéseiket. Mig a kerületi, járási, járási jogú városi és városi kerületi tanácsok irattári terveiben csupán néhány tárgycsoport esetében hiányzik a tárgyfogalmakra való bontás, addig a járás alá rendelt varosok és községek tanácsainak irattári tervében lényegesen több ilyen eset fordul elő. Mig az előbbi esetben ez a körülmény lényegében azzal magyarázható, hogy az uj, illetve a minőségileg és terjedelmileg módosult feladatokról még nem alakult ki véglegesen tiszta kép, az utóbbi esetben az okok másutt keresendők. A járás alá rendelt városok /külonöst-n a kisebbek/, '/alamint a községek tanácsainak feladatai bizonyos területeken közismerten szűkebb körűek, mint a kerületi, járási, járási jogú városi és városi kerületi tanácsoké, s így a feladataik végrehajtása során keletkező iratanyag sem annyira differenciált. Irattári tervükben igy nem látszik szükségesnek oly mérvű átfogó tagolás alkalmazása, mint a "nagy" irattári tervben. Amennyiben később náluk is szükségessé válik az érintett tárgycsoportoknak tárgyfogalmakra való tagolása, adott időpontban ez is rugalmasan megoldható. A szerzők utalnak még arra a körülményre is, hogy a járás alá rendelt városok és községek irattári tervében néhány főcsoport nincs tovább /tárgycsoportokra/ tagolva, s ezt ugyancsak a fentebb elmondottakkal magyarázzák. Példaként felhozzák,hogy mi az eljárás, ha a járási tanács "a közlekedési biztonság fokozásával kapcsolatos intézkedések" /56 31 00 tételszám/ ügyében utasítást küld valamelyik községi tanácsnak. A vonatkozó községi tanácsi irattári tervben csupán az "3'o 31 tételszámú tárgycsoport /" RoSÍekedá** si biztonság és munkaversenyek"/ szerepel. A tételszám felépítéséből a helyi tanács illetékes dolgozója azonban könnyen felismerheti.