Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 54-6 — vábbi tagolást. E célból egy háromlépcsős számpárrendszer látszott a legmegfelelőbbnek, mégpedig: 00 - 99 a főcsoportok részére, 00 00 - 99 99 a tárgycsoportok részére, 00 00 00 - 99 99 99 a tárgyfogalmak részére. így összesen 100 főcsoportot, 10 000 tárgycsoportot és 1 000 000 tárgy fogalmat lehet besorolni. Első látásra ez a volumen túlságosan terjedelmesnek látszik, s az is valóban, - jegyzi meg a cikk. De éppen ez biztosítja, hogy nagy számban lehessen további főcsoportokat, tárgyfogalmakat beilleszteni az irattári tervekbe anélkü*L

>; hogy ez szétfeszítené az adott kereteket. A szerzők szerint az a többek által hangoztatott nézet, miszerint az egyes főcsoportok, illetve tárgycsoportok részére elegendő lenne tiztiz egységet biztosítani, a helyi tanácsok irattári terveinek esetében, melyek az államapparátus különböző szintű szerveinek iratait -kell, hogy átfogják, nem igazolódott. így ugyanis a háromlépcsős rendszeren túlmenő, erősebb tagolásra lett volna szükség. Kényszerűen további fő» fogalmakat kellett volna találni, vagy pedig egy-egy tárgycsoport helyébe 10-nél több tárgyfogalom esetében két vagy több hasonló tartalmú tárgycsoportot kellett volna alkotni. Ez azonban összekuszálja az irattári tervek világos felépitését, és gátolja az egyes tárgycsoportoknak egy fix tételszámmal való, pontos meghatározását. Az irattári terveknek a helyi tanácsok feladat-tagolódásához illeszkedő felépitése biztositja, hogy a feladatok módosulása esetén meszszemenően nincs szükség az irattári tervek megváltoztatására. Példaként emiitik a szerzők, hogy amennyiben a fizetés-számfejtés központosításával a "bérek és fizetések'

1 ^feladatkör /18-as főcsoport/,mely a helyi tanácsoknál rendszerint az "általános igazgatás

f,-szakágazathoz tartozik, átkerül egy más ágazathoz, ugy az iratok továbbra is - függetlenül a strukturális változástól - az irattári tervben adott tagolásnak megfelelően a 18-as főcsoportba /"bérek és fizetések"/ kerülnek besorolásra. Az iratanyag szisztematikus tagolása csak ugy biztositható, ha minden irat egy logikusan és célszerűen felépitett rendszerbe illeszkedik bele. Erre tekintettel a helyi tanácsoknál keletkező iratanyag túlnyomó részét tárgyi szempontok szerint kell rendezni. Tárgyi rend ben csoportosított aktákat kell tehát kialakitani, vagyis valamely