Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Stehkämper, Hugo: A mai közigazgatásban keletkező tömeges típusiratokról: Archivalische Zeitschrift, 1965. 2. és Der Archivar, 1965 / 508–521. o.

- 510 A teljes selejtezés helyett régebben a "specimina" kialakításának áthi&süUTMégoMását találták ki. E "tipikus iratok"-nak válogatá- ' ; sa gondod n0k'":okozott, mert a "mintaanyag" összehozására minőségi . követelményeket nem állítottak fel; való igaz azonban, hogy ézék a'ifá* logatások nem is feleltek meg a várakozásnak, A "specimina" kialakitár* sa nem lehetséges éles határvonalak meghúzásával, egyértelmű isméryék'. megállapításával. Problémát jelent magának a "tipikus" értelmének még^.' határozása is. Ahogy az idők és az emberek változnak, ugy a tegnap. • ".' '. u még jellemzőnek tartott dolgok ma már jelentéktelenékké lehetnek:. A- :; mai szempontok nem determinálják a jövőbeni kutatást. Ezért szakitá--.., ni kell az eddigi téves gyakorlattal, Nem helyes a ""tipikus

11 iratok • : -..•• --v közé sorolnunk mindazokat, melyek kiemelkedő, jelentős, egyedülálló,.;^ stb. esetként jelentkeztek. Az ily módon válogatott iratok félréve-'.-.•'• :".'.. zetik a kutatót, mert a normális állapotokat eltúlzott, torz formá>- .•'. . ' ban tárják fel. Egyedüli helyes megoldás egy megfelelő

1 cenzus alap- \ ( ján végzett mechanikus válogatás, persze nem ugy, hogy többezer: i

r

at

;

^ ból csupán 2-1Q darabot emelünk ki. Tekintettel arra, hogy a vizs; gált szervek irataiból számos olyan akad, melyeknél az ügyek a csa-" ládnevek abc-rendjébe vannak lerakva, kiszámították," hogy Kölnre jellemző lenne a "H" kezdőbetűs személyek ügyeinek megőrzésen való ki- . emelésé: ezek az iratok az összmennyíség 8,52 %~át alkotják; Az ilyen válogatás nem okoz nagyobb munkát, mintha például minden tize-* dik., vagy huszadik iratot emelnék ki.. Ez az. eljárás éppen olyan mechanikus, mint a másik, mindegyiknek vannak előnyei és hátrányai^, de éppen a nagytömegű.azonos formájú iratok esetében nem nélk'ülDzb.B~ tők a munkatakarékossági szempontok- • • ;' . Megfelelő áttekintés csak ugy nyerhető a fentemiitett iratféleségről, ha valamennyi számításba jövő hivatalt megvizsgálnak. A szervek feladat- és hatáskörének, valamint az iratok rendeltetésének megismerésé által tartalmukról is pontos képet lehet alkotni. Csak az iratok meg-' felelő ismeretében lehet értékelésük tekintetében akár a jelenre' vonatkozó, akár távlati szempontból tudományos megállapításokat, tenni. Az irattárak belső felépítésének megállapítása fontos lehet egyes; részletkérdések megoldásában,, terjedelmük és .évi növekedésük felmérése viszont a raktári és szervezési tervek készítésénél nyújt elenged-? hetetlen segítséget. Szerző ezután bemutatja Köln városa irattári anyagainak ismertetését és értékelését - különös tekintettel a tömeges azonos formájú iratokra: '•, .:';'"' * ' K.oln. virc;- Együttes Vállalati Betegsegélyző Pénztára : ; A szerv az állami biztosítási rendtartás és:saját alapszabályzata értelmében szolgáltatásokat nyújt tagjai részére. A tagok mintegy 23.000 irata képezi az alapanyagot, ezenfelül kartotékrends^erü nyilvántartásuk is van a tagokról és a szolgáltatásokról. Őrzési idejük a biztosítás megszűnte után még 30 év. Az alapiratokból a hivatal köteles a betegségekre vonatkozó iratokat - az orvosi titoktartásra vo-~ natkozó dokumentumok példájára — megsemmisíteni, egyébként a többi iratra különféle őrzési idők vannak megállapítva.