Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szekeres József: Javaslat néhány tömegesen előforduló vállalati irattípus megőrzési határidejének módosítására / 349–357. o.

- 352 kus őrzési határidőkkel került közzétételre. Sajrtos, az egyéb szaktárcák rendelkezései még a vizsgálat tárgyává tett selejtezési utasítások nívóját sem érik el. Mintegy 30 féle gyakori iratféle került a fenti'rendelkezések alapián vizsgálatra, alfabetikus rendben felsorolva. A hetedik oszlopban kerültek feltüntetésre azok a gyakorlatban beváltnak és elfogadottnak tekinthető határidők, melyek egységes bevezetése igen célszerűnek látszana és a selejtezési munkát nagyban megkönnyítené. Nyilvánvalóan vállalati vonatkozásban még egy egész m>r

r tipikusnak, minden vállalatnál tömegesen előfordulónak tekinthető iratféleség található, melyeknek szintén azonos őrzési határideje volna megállapítható. Jelen sorok és felvetett gondolatok éppen ezért nem is törekednek a témakör teljes áttekintésére, hanem csupán a kérdés felvetésével annak aktualitását és gyors megoldásának szükségességét szeretnék hangsúlyozni és aláhúzni. /Táblázat a 333-335 oldalon/ A táblázat adatainak átvizsgálása nyomán azonnal szembeötlik az egyes iratfélék elbírálásánál mutatkozó nagy különbség, valamint az is, hogy egyes igen gyakori iratfajtákkai kapcsolatos eljárásra némely rendelkezés egyáltalában nem tartalmaz utasítást. Az egységesítésnek tehát ebben a vonatkozásban is tág tere volna. E célt szolgálja a hetedik rovatban feltüntetett javasolt őrzési idő, amely a gyakorlati tapasztalatok és a kormányelnöki utasításban foglaltak alapján, az irattárak túlzsúfoltsága és a felesleges iratőrzés elkerülésének elvi szempontjai alapján ad megőrzési időkereteket. Itt szükséges megemlíteni, hogy a több példányban készülő bizonylatokat, iratokat, amelyekről a rendeletek említést nem tesznek, elégséges egy példányban őrizni, a többletpéldányok kiselejtezhetők. Külön figyelmet érdemel a megszűnt vállalatok iratainak sorsa. Legtöbb esetben a beolvasztás, felszámolás együtt jár az iratanyag elpusztításával, melyet csak utólag regisztrálhat a selejtezéseket ellenőrző területi levéltár. Van olyan eset is, amikor a megszűnt szervek felesleges anyagát őrzik nagy gonddal. E kérdésben, is a gyakorlati élet m-gkiváiita eljárást kell alkalmazni. Igen helyes, ha egy megszűnt vállalat anyagát, minden nagyobb selejtezés nélkül legalább 5 évig őrzi a beolvasztó szerv. Ez idő alatt az átadás-átvétel ügyei - jogi vonatkozásúak is - megnyugtatóan lebonyolódnak. 5 év után azonban már fölösleges a nem selejtezhető, érdemi iratokon kívül más őrzési idejű /1-210 éves/ anyagokat továbbra is tárolni, hiszen nem jut eszébe már,,egyetlen szervnek sem, hogy a megszűnt vállalatok anyagában kezdjen vizsgálatokat folytatni.