Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - FIGYELŐ - Koppelow, I.: Az iratkezelés kérdései a szocialista mezőgazdaságban: Archivmitteilungen, 1964. / 815–823. o.

- 822 3. számában közölt szovjet gyakorlatra, melyből véleménye szerint hasznos tapasztalatokat lehet leszűrni. Eszerint a szovjet területi levéltárakban működő levéltárosok többek között a kiadott minta alapján kötelezően elkészitendő irattári tervek jóváhagyásával már közvetlenül magukban a kolhozokban befolyást tudnak gyakorolni az iratkezelésre, biztosítva, hogy kifogástalanul vezetett iratsorozatok kerüljenek az állami levéltárakba. Ugyanakkor a kolhozokban folyó iratselejtezési tevékenység ellenőrzésével a szabályellenes iratmegsemmisítést is meg tudják akadályozni. A kötelező irattári terv bevezetésének szükségességét az NDK illetékes szervei is teljes mértékben elismerik. A szocialista mezőgazdasági üzemek, valamint az NDK Minisztertanácsa mellett működő Mezőgazdasági Tanács irattárai számára a minta-irattári terv kidolgozásának munkálatai már meg is kezdődtek. Ezzel kapcsolatosan célszerű lenne az irattári terv vertikális felépitése, hogy igy azt mind a központi Mezőgazdasági Tanácsnál, mind a kerületi és járási mezőgazdasági tanácsoknál /beleértve azok termelésirányitó szerveit, az állami gazdaságok trösztjeit és a termelőüzemeket is/ mielőbb kötelezően be lehessen vezetni. E megoldással el lehetne kerülni bizonyos iratfajták többszörös archiválását, mivel például pontosan rögziteni lehetne, hogy a felfektetett mindenkori irattári tervben felsorolt aktákat adott esetben mennyi ideig és melyik irányitó szervnél, illetve üzemnél kell megőrizni, hogy aztán később az állami levéltárakba kerüljenek. S ezzel újra felmerül az archiválandó iratanyag elhelyezésének problémája . Az előadó szerint fontolóra kellene venni, nem lenne-e célszerű a szocialista mezőgazdaság történeti forrásértékű iratanyagának megőrzésére külön levéltárakat felállitani. E javaslat megvalósítás persze egyáltalán nem kisebb nehézségekbe ütközne, mint a járási levéltárak területi bővitése. Az előadó végül felvetette a kérdést: nem lehetne-e egyáltalán lemondani a szocialista mezőgazdasági üzemek iratanyagának az állami levéltárakban való koncentrálásáról, tekintettel arra, hogy ez üzemek tevékenysége az eddigi igazgatási gyakorlat következtében sokszorosan és teljesen kielégitő módon tükröződik az állami vezető szervek irataiban, feltéve persze, hogy ezek az anyagok hiánytalanul átadásra kerülnek. Számos üzem tekintetében ma már nincs más megoldás, mint a fentebb javasolt módon "pótlást" keresni megsemmisült értékes regisztratura-állagaik helyébe. Egy ilyen értelmű szabályozás elengedhetetlen előfeltétele - hangsúlyozta az előadó - a megfelelő iratkezelés biztositása és mindennemű szabályellenes selejtezés megakadályozása. Véleménye szerint e cél elérése érdekében az első döntő lépés lenne a Belügyminisztérium - Állami Levéltárigazgatóság - és az NDK Minisztertanácsa mellett működő Mezőgazdasági Tanács között létrejövő megegyezés a mezőgazdaság