Levéltári Szemle, 16. (1966)
Levéltári Szemle, 16. (1966) 3. szám - FIGYELŐ - Boberach, H.: A levéltári dokumentációról: Der Archivar, 1963. / 784–787. o.
- 786 hivataltörténeti kutatással, évkönyvek és cimtárak vizsgálatával. Több levéltár az iratanyag átadására kötelezett szervekről kartotékokat fektet fel. A szervkartoték egy-egy lapjának első része a legfontosabb szervtörténeti adatokat, a szerv jogállását, alárendeltségi helyzetét, jogelődei és -^utódai megnevezését tartalmazza, második része az iratok fennmaradásáról ad tájékoztatást. Ha az iratok fennmaradtak, elég az erre való utalás, - ha azonban a fond részlegesen vagy teljesen hiányzik, meg kell azokat az őrzési helyeket jelölni, ahol az emiitett provenienciáju iratok fellelhetők. Szükséges még a hiányok közelebbi megjelölése is. A szervkartotékok a tulajdonképpeni dokumentációnak csak előfeltételét teremtik meg. Nem elég ugyaniscCsak azt tudni, hogy egy bizonyos fond iratai nem provenienciájuknak megfelelő helyen vannak, tartalmukról is be kell szerezni a szükséges információkat. Ha az iratok visszaszerzése nem jár eredménnyel, legalább a segédletek másolatait kell beszerezni. Elválasztott fondot legalább "papíron" egyesíteni kell a leltárban*A levéltáron kívül levő anyag esetében a mikrofilmre vett kiegészítés igen célravezető. Bár ezzel kapcsolatban jogi problémák merülnek fel, ez a rendszer mindinkább érvényesülésre jut: szinte minden nyugatnémet levéltár rendelkezik ilyenfilmre vett kiegészítő iratanyaggal. A szerző szerint a dokumentáció kiterjeszthető még olyan esetekre, mikor az eredeti iratanyag hiányában a szerv tevékenységének lecsapódásait más fondokban kell felkutatni, - ez a módszer egyébként a középkori oklevelek esetében általánosan használatos. A dokumentáció egy másik módja a forrásoknak a pertinencia elve szerinti feltárása. Az ilyen dokumentációnak határait nem lehet megvonni. A legtöbb egötben a terjedelmet és időtartamot meg lehet határozni, a meghatározott időben minden levéltári forrást át kell kutatni. A dokumentáció bármelyik foka két módszerrel valósitható meg. A költségesebb, de a legeredményesebb megoldás levéltárosok kiküldése a másik levéltárba a dokumentumok felderítése végett. Viszont kivételes esetben lehet csak reményük a nagy levéltáraknak arra, hogy dokumentációs munkára státust kapjanak. Az egyszerűbb megoldás a levéltári segédletek levéltárak közötti cseréje 8 A levéltárak ily módon megszerzik ezek másolatait még külföldi levéltárakból is. Valamennyi segédlet nyilvánosságra hozacala nagyban megkönnyítené a dokumentációt. Franciaországban minden levéltári leltárat a múlt századtól kezdve nyomtatásban bocsátanak ki, s emellett közlik valamennyi levéltár segédleteinek jegyzékét is. Ennek hatalmas pénzügyi és személyi igényei a vállalkozást az NSZK-ban már eleve lehetetlenné teszik, - már Franciaországban is arra a felismerésre jutottak, hogy a tudósoknak csak kis körét érdeklő terjedelmes leltárak kinyomatása a továbbiakban nem kifizetődő. Fennmarad a sokszorosítás utján való előállítás lehetősége, továbbá a fényképészeti eljárások. A korlátozott számú sokszorosítás módjára a cikkíró a fénymásolatokat ajánlja. A szerző a dokumentáció további lehetőségeként még megemlíti a
