Levéltári Szemle, 16. (1966)

Levéltári Szemle, 16. (1966) 2. szám - FIGYELŐ - Andrei, V.–Nicula, V.: A mezőgazdaság szocialista egységei által létrehozott dokumentációs anyag fontossága: Revista Arhivelor, 1963. / 568–571. o.

- 570 szét sok helyen még nyilvántartásba sem vették és megfelelő iktatásuk sincs biztositva. A fondképzés után az anyagot évenként kell csoportosítani. Egy működési év tartamát esetenként kell megállapítani, mert az nem mindig esik egybe a naptári évvel. Eltolódások állhatnak itt elő,mert gyakran az esztendő utolsó napjával képtelenség lezárni az egy évi működés iratait. Ez másképpen mutatkozik a gazdasági, másképpen a pénzügyi, a műszaki osztály vagy a titkárság viszonylatában. A cikk részletesen felsorolja a szerv valamennyi szolgálati és működési ágát. A lényeg azonban az, hogy minden esetben a vállalat működési felépítésének vázlatából kell kiindulni, Figyelembe kell venni, hogy egy-egy munkával kapcsolatban, annak pénzügyi, könyvelési vagy műszaki kihatásai mikor nyernek befejezést. A munkálatok következő etapjaként a cikk az iratok levéltári számbavételét jelöli meg. Itt, a fondon belül, az osztályok szerinti külön-külön állagok kialakitását javasolják. Minderről részletes leltár készitendő. A leltár összeállításánál arra kell törekedni, hogy az akár tudományos, akár politikai, akár gyakorlati vonatkozásban egyaránt használható legyen. Éppen ezért csak a legfontosabb adatokat kell tartalmaznia, kerülve mindazt, ami felesleges, vagy ami ismétlődik. A dossziékat évenként éppen ugy csoportosítják, akár nálunk és pedig kronologikus rendben és évenként egytől újrakezdődő sorszámozással, A nagyobb szerveknél a dossziék osztályonként kapnak külön sorszámozást, a kisebb egységek /fondok/ esetében viszont a sorszámozás folyamatos. Amennyiben az iratokat már eredetileg is leltározták, illetve iktatták, felül kell vizsgálni, hogy az iktatási /leltározási/ rend megfelel-e a tudományos kutatás kívánalmainak. De fontos megvizsgálni ezeket a segédleteket azért is, hogy mennyiben használhatók fel az iratselejtezések kapcsán. Ezeknek a segédleteknek a felülvizsgálatára - a mi gyakorlatunktól eltérően - a szerzők /a legkisebb mezőgazdasági termelőszövetkezet esetében is/ több tagú bizottságok működését ajánlják. /Bár ez kétségtelenül tökéletes munkát jelentene, a magunk részéről túlzásnak'tartjuk, mert annak eredménye nem áll arányban a kifejtett munkával. És inkább egységes, általános jellegű elvek leszögezését véljük alkalmasnak. Ism./ Ami az iratselejtezéseket illeti, arra ugyanazt a gyakorlatot kivánja életbeléptetni a tanulmány, mint ami az egyéb állami szektorban - és nálunk is - meghonosodott. Ezesetben selejtezési bizottságokról van szó, amelyeket a szerv felelős személyeiből állítanak össze. A selejtezésről ugyancsak jegyzőkönyv felvételét indítványozza, két példányban, amelyet az állami levéltár elé kellene felterjeszteni jóváhagyás végett. Egyik példányát visszakapnák, másikat az ellenőrző levéltár tartaná meg. A jegyzőkönyv felterjesztésével egyidejűleg a tanulmány azt javasolja, hogy csatolják annak a bizottságnak a jegyzőkönyvét is, amelyik a segédlet felülvizsgálatára alakult. Előírnák még, hogy egyidejűleg a szerv és a működése során keletkezett iratanyag histórikumát külön-külön is készítsék el és mellékeljék.