Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Horváth József: Az iratok nyilvántartásának új útjai :a Belkereskedelmi Minisztérium ügyiratkezelése / 236–240. o.

- 239 Az iktatókönyvbe történő tárgybejegyzés szempontjából a csoportszámok további tárgycsoportokra vannak bontva. A III. Tervgazdasági főosztály Árosztályának 31 csoportszám pl. a következőképpen alakul az iktatási tervben: IKTATÁSI TERV a Belkereskedelmi Minisztérium III. Tervgazdasági Főosztályának ÁROSZTÁLYA részére az 1963. évre. Csoportszám: , •• \. . 1. tárgyrovat: Altalános és elvi árügyek. ,. Utasítások. Árhatósági közlemó31 nyék. Aru-leértékeléeek. 2. " Textil méteráruk árügyei. 3. M Konfekció áruk. /Textil, bőr, és műanyag felsőruházati cikkek árügyei./ 4. H Kötöttáru, rövidáru, divatáru, darabáru, /függöny, szőnyeg, tü, cérna, fonal, ruhadiszitő gyöngyöK/ /fiitterek/ /gombok, ágytoll, műanyag- és viaszosváezon teritők/ árügyei. 5. " Bőráruk, cipőipari termékek /a sportcipők kivételével/ és cipészkellékek árügyei. 6. " Bőrönd és bördiszmü áruk, szőrmék, szórme ruházati cikkek árügyei. 7« " Gumi, linole,um, műanyag padlóburkoló anyagok, mübőr-kárpit, kókusz, gyékény és műanyag lábtörlők árügyei. Az iratok nyilvántartása a csoportszámoknak megfelelően szerkesztett iktatókönyvekben történik. Minden csoportszám részére tárgyévenként külön felfektetett, 1-től emelkedő folyamatos sorszámozással /iktatószámokkal/ előre ellátott iktatókönyv szolgál. Az iktatókönyv lapjai fekvő téglalap alakban 295x275 mm, méretűé^ és függőlegesen 13, vízszintesen lo rovatra vannak felosztva. A rovatok két szemben lévő oldalra terjednek. Az iktatókönyv a következő függőleges rovatokat tartalmazza: 1,/ Sorszám /iktatószám/. 2-3./ Érkezett, mikor, kitől, milyen szám alatt. 4./ Kezelési feljegyzések. 5»/ Irattárba helyezés napja. 6./ Selejtezhető /évben/, és további 1-7 számmal ellátott hét rovat a tárgybejegyzések céljára. Hogy az egyes ügyiratok tárgyát az iktatószámnál melyik rovatba kell bevezetni, azt az iktatási terv részletesen meghatározza. /Több tárgyat tartalmazó irat tárgykivonatát természetesen több rovatba kell beiktatni/. Az iktatószám rovat 4 részre van osztva, hogy a tárgyévben egyezer már iktatott ügyben érkező későbbi iratok, ugyanazon iktatószám alatt alszámokkal legyenek nyilvántartásba vehetők. Ha egy ügyben négynél több irat érkezik, azok ujabb iktatószámmal kerülnek nyilvántartásra, kivéve az olyan Ügyeket, melyekben sok irat érkezhet /pl. építkezési ügyek/, amikor is a későbbi iratokat az 5-Ös alezámmal kezdődő iratjegyzéken tartják nyilván azzal a céllal, hogy az ügyre vonatkozó összes iratok tárgyévenként egyazon iktatószám alatt, alszámokkal szerepeljenek. Időszaki jelentések, ugyanazon Ügyben havonta történő intézkedések és hasonló ügyek iktatására a tárgyévi lktatókö^yvben egy-egy iktatószám van előre felvéve, amely szám alatt az érkező, vagy hivft-