Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Horváth József: Az iratok nyilvántartásának új útjai :a Belkereskedelmi Minisztérium ügyiratkezelése / 236–240. o.
- 237 rekvéeei Közé tartozik. Bár a felszabadulás után számos Aezdeményezée történt az iratkezelés megreformálására, mégit a gyakorlati életben vajmi kevés haladás tapasztalható e téren. Államigazgatási szerveink -iratnyilvántartás! rendszere lényegében és többségében ma is a múltszázadbeli bürokratikus eljárási módokra van alapozva. Azok a törekvések, melyek egy fejlettebb és rendszerezettebb iratnyilvántartást és iratcsoportoeitáct igyekeztek megteremteni, nem érhették el céljukat, mert merevségükkel, minden szervre kötelezően előirt jzabályaikkal nemhogy előre vitték volna a kérdés regoldását, hanem sok tekintetben bonyolultabbá tették az iratok nyilvántartását és kezelését. Akár a közigazgatási számreüdszeres, alár pedig a csoportszámos iratnyilvántartást rendszereket elemezzük, arra a megállapításra kell jutrunk, hogy nagy általánosságban helyes utat igyekezett megjelölni mind a kettő, amikor az iratokat tárgycsoportok szerinti rendszerezésben kivánta nyilvántartásba vétetni, biztosítva egyben a hasonló targyu ügyek iratainak csoportos irattározását is. Az egyes Ügyféléségekre kijelölt renddzámok, illetve csoportszámok alkalmazása azonban a gyakorlatban nehézkesnek bizonyult, sok hibalehetőséget rejtett magában, ami az iratnyilvántartás megbizhatósácát számos esetben bizonytalanná, kétségessé tette. Mindkettőnek fő hibája volc hogy számos ügyet lahetett több rendszám, va^ csoportszám alá sorolni, de ugyanígy egyegy rendszám /csoportszám/ alatt szintén többféle Ügy nyilvántartásba vételére adódott lehetőség anélkül, hogy az hibának lett volna minősíthető. Mindezeken felül tgyik rendszer sem vette figyelembe a különböző államigazgatási szervei sajátosságait. Ezek voltak elsősorban okai annak, hogy mindkét rendszer már kezdetben magában hordta a sikertelenség magvát. A közigazgatási számrendszexes kísérletek és a csoportszámos iratnyilvántartás kötelező alkalmazásának megszüntetése után, államigazgatási szerveink túlnyomó réaze automatikusan a folyószámos iratnyilvántartásra tért át, ami kiaebb forgalmú szerveknél akadály nélkül elfogadhatónak mondható. Nagyobb ügyiratiorgalomnál, • többtizezer ügyirat nyilvántartásánál - azonban még külön tárgymutató vezetése mellett is megneheziti, aggályossá teheti az ügyek visszakeresését. Miután a csoportszámos iratnyilvántartás kötelező alkalmazását megszüntető 1O58/195 Í ; /VT. 28./sz. Mt. határozat, - a tanácsol, ki .ételével - az ille+ékes miniszterekre /hivatalvezetőkre/ bizta az alkalmazandó iratnyilvántartási rendszer megválasztását, számos szervnél kisereinek meg ujabban in, különböze elgondolások szerinti uj \ktatafci és Ügykezelési eljárást meghonosítani. Ezek azonban rendszerint szűk látókörből indulnak ki* legtöbbször csupán saját érdeket tartanak szem előtt és nincsenek tekintettel arra, hogy -\ bevezetett rendszer szélesebb területen megvalósíthatő-e s a későbbi idők követelményeinek mennyiben felel meg. Bem kétséges, hogy elsősorban az olyan iratnyilvántartási rendszer állhatja meg helyét, amelyben az Íratok nyilvántartása bonyolultságtól írentesen egyezerü és a későbbi években is könnyen áttekinthető mára'', mégi3 értékelni kell minden olyan kezdeményezést, ami az iratok nyilvántartási és kezelési módját uj utakra igyekezik terelni. Az ilyen törekvésekből a későbbiek során, remélhetőleg sikerül majd egy olyan újszerű rendszert kialakítani, rmely államigazgatási szerveink jelenlegi, sok tekintetben elavult ügyiratkezelési rendszereit egységesebbé teheti.
