Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 179 az eredeti helyükre utalólapot tettek. Az utalólapon: "Lásd külön csomag" feli ratu szöveg és az irat irattári jelzete olvasható, A kölcsönösöméként való elhelyezést az irattári sorkönyv "Megjegyzés" rovatában is feltüntették, A nagyobb formátumú mellékleteket, térképeket, műszaki rajzokat külön helyiségben őrizték. Ezekről nyilvántartást is vezettek. Az alárendelt szervektől érkezett évi jelentéseket, minisztérium által jóváhagyott alapszabályok, erdészeti üzemtervek egy-egy példányát beköttették és külön sorozatokként őrizték. Az Elnöki Irattárban ugyancsak külön sorozatként őrizték a minisztérium hatáskörét érintő törvényeket, a minisztertanácsi jegyzőkönyvi kivonatokat, a királyi kézjegyekkel ellátott Iratokat, a miniszteri körrendeleteket, a fegyelmi iratokat, a minősítési táblázatokat és a dijnokok törzslapjait. A Központi Irattár - bár feladatköre megváltozott - nem szakadt el véglegesen az ügyintézéstől, mert ha az osztályoknak régebbi iratokra volt szükségük, azokat elő kellett keresni. Iratokat csak az illetékes ügyintézők elismervényére adtak ki. Az elismervényt, mint "őrjegyet" a kiadott irat helyére tették, annak visszaérkezéséig. Az irattárból kiadott iratok jelzetét feljegyezték az "Elismervényee iratok" nyilvántartókönyvében. Amennyiben az osztály a megadott határidőre nem küldte vissza az iratot, akkor az osztályvezetőhöz sürgető-lapot küldtek. Ha pedig az osztály azt jelentette, hogy az iratot előiratként szerelte, akkor az elismervényen feljegyezték az uj alapszámot és bevezették az irattári sorkönyv "vonatkozási szám" clmÜ rovatába is. Az 1898. évi Ügyviteli Szabályzat 85. §-a szerint az irattár "elismervény ellenében ügyiratokat csakis az erre hivatott kebelbéli tisztviselőknek" adhatott ki, "' idegen osztálybeli, illetőleg számvevőségi tisztviselőknek pedig csak akkor, ha az illetékes osztály vezetője az irat kiadásához hozzájárult. 4 ' Az irattár számára készített szabályzat szigorúan előírta, hogy az Irattárban elhelyezett iratokba idegenek nem tekinthetnek be, azokról még felvilágosítást adni sem volt szabad, *'' Az irattár eleinte a minisztérium földszintjén a Kiadóhivatal szomszédságában volt elhelyezve, 1898 után azonban már szükiben volt a helynek és külön irattári raktárról kellett gondoskodni. Erre a célra az épület délnyugati száraz pincehelyiségét vették igénybe, A pince-irattárban több évtized irattermelésének elhelyezésére elegendő tér állott rendelkezésre. Itt helyezték el a volt Földmivelés-. Ipar- és Kereskedelemügyi Minisztérium iratanyagát is. ' Mivel elegendő számú szekrény nem állott rendelkezésre, az 1ratok elhelyezésére nyitott, háttal összetett állványokat készítettek. Az állványzat fából készült, melyet a pincefalak mellett oly magasan állítottak fel, hogy a felső polcokat csak létráról lehetett elérni. A polcok mélysége loo-12o cm volt, lo-12 csomót helyeztek el egymás mögött, ami az iratok kikeresését rendkívül megnehezítette. Az irattári szabályzat szerint a raktári helyiségben csak a beosztott személyzet tartózkodhatott, az ajtaját állandóan zárva kellett tartani.