Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 171 Abban az esetben, ha a másolandó fogalmazványon kivül az iratban előiratok is voltak, azokat másolásra való kiadás előtt a kiadóhivatal leszerelte és mindaddig magánál tartotta, amig a másolás, egyeztetéfj éE a tisztázat aláirása meg nem történt. Ezáltal az iratok elkallódásának lehetőségét csökkentették. Az igy "leszerelt" iratok részeit /előiratok, mellékletek stb./ az iktatóhivatal "Jól elzárható" szekrényben őrizte s csak az ügyben érdekelt osztály vezetőjének, a Számvevőség vezetőjének volt szabad "elismervény ellenében" átadni. Az ilyen rövid időre való átadást és visszavételt is feljegyez31/ ték a kiadóhivatal nyilvántartókönyvében. ' A tisztázat aláirása és expediálása. A tisztázatokat "legkésőbben az elkészültét követő nap délután 1 óráig" aláirás végett kísérőjegyzékkel kellett a kiadmányozó elé terjesztetni. E szabály alól csak azok a tisztázatok képeztek kivételt, ame32/ lyeket a Számvevőségnek kellett aláirás előtt ellenjegyezni, vagy a horvát bánhoz és Horvát-Szlavonország területén működő alárendelt hatóságokhoz intézendő átiratok, rendeletek, melyeket magyar és horvát nyelven, "hasábosán" állítottak ki, oly módon, hogy baloldalra a magyar, Jobboldalra a horvát szöveget irták, mig az aláírást a két szöveg alatt, középen "magyar nyelven 33/ kellett eszközölni", A kétnyelvű tisztázatokat aláirás előtt a fordítóval is láttamoztatták. Az érvényben lévő - korábbi - szabályzat szerint - a miniszter irta alá az általa kiadmányozott iratok tisztázatait, valamint azokat, amelyeket az államtitkár azzal a megjegyzéssel adott ki, hogy a tisztázatot "Ö Exja" 34/ Írja alá. - az államtitkár irta alá az általa kiadmányozott iratok tisztazatait, valamint azokat, amelyeket a fölülvizsgáló főosztályvezetők /miniszteri tanácsosok/ adtak ki, de a címzettek miniszterek, országos hatáskörű szervek vesetői, főispánok, konzulátusok vezetői, vagy pedig, ha a kiadmányok elvi Jelentőségű intézkedések, szabályzatok Jóváhagyását tartalmazták. 3S/ A többi tisztázatot a kiadmányozók irták alá. ' Abban az esetben, ha a kiadmányozó "akadályoztatása folytán" a tisztázatot nem Írhatta alá, akkor a miniszter, vagy az államtitkár által kijelölt más "aláírásra jogosított" tisztviselő irta alá. Ezt a körülményt az előadóiven - a kiadmányozás Jele mellett - a következő Jelzéssel kellett felírni: "Tisztázatban aláirtat X.Y." Az aláirt tisztázatokat a kiadóhivatal vezetője elküldés előtt még gondosan átvizsgálta abból a célból, hogy a cimzés azonos-e a borítékra irt címzéssel, a tisztázat dátuma azonos-e a kiadmányozás időpontjával és ellenőrizte az elintézéstervezetben "Utasítás a Kiadónak" vagy röviden csak "Kiadó" jelzés alatti utasítások végrehajtását és a mellékleteket "csatolta" a tisztázathoz. A tisztázatokat kézbesítővel /futárral/ vagy postán továbbították a címzettekhez. A bizalmas tárgyú tisztázatok borítékjára a "Bizalmas", "Saját kezéhez" jelzést vagy más hasonló, a kézbesítésre vonatkozó utasítást vörös szinü tintával és nagybetűkkel irták fel. 37/