Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNETI ADATTÁR - Kiss Dezső: Ügyintézés a Földművelésügyi Minisztériumban, 1889–1944 / 158–220. o.

- 165 2o./ Elküldés előtti feljegyzés arra vonatkozólag, hogy kinek kellett bemutatni a kiadmányt elküldés előtt 21./ A kiadmány elküldésének /postára adásának, kézbesítésének, vagy átvételének/ időpontja 22./ Az elintézett iratnak irattárba való küldésére /"kivezetésiére/ vonatkozó feíjegyzés, annak időpontja 23./ Az irattárba helyezés előtt a "határidős" irat ujabb bemutatási határidejére vonatkozó feljegyzés 24./ Az irattárban való elhelyezés előtti feljegyzések, utasítások 25./ Az irattári jelzet: év, tétel, alapszám Iktatáskor az előadóiv rovatai közül- az előre kinyomtatott első rovaton /a minisztérium nevén/ kivül csak a 2., 5., 6., 7. és a 13. rovatot kellett kitölteni. A pontosság ée a külalak általános követelménye mellett ügyeltek a tárgyrovat gondos kicöltésére. Arra törekedtek, hogy a tárgyrovat rövid, szabatos legyen, de hűen tükrözze az irat tartalmát. Az érkezési bélyegző és az előadóiv megfelelő rovatainak kitöltése után az illetékes segédhivatali igazgató, vagy az általa megbízott személy egyenként átnézte az iktatandó iratokat és az előadóiv 3-4 rovatába beírta az ügyben intézkedni illetékes osztály /ügyosztály/ számát, az osztályvezető nevét és hivatali rangját. Ezután következett az iktatási eljárás legfontosabb része, sz irat nyilvántartásba vétele. Ez azt jelentette, hogy az iktatókönyvbe beirték az iktatmány legfontosabb ismertetej eleit. Az iktatókönyv rovatai: 1./ Iktatószám 2./ Az iktatmány mellékleteinek száma 3./ Az ügyet intéző osztály /ügyosztály/ száma 4./ Az iktatás dátuma bm/ A beadó hatóság vagy ügyfél neve /Amennyiben hatóságtól érkezett iratról van szó, ugy annak száma és kelte/ 6./ Az iktatmány tárgya /tartalmi kivonata/ 7./ Az elintézés módja és dátuma 8./ Az elő- és utóiratok iktatószáma Az iktatókönyvet - mivel azt a hivatal legfontosabb iratának, jegyzőkönyvének tekintették - pontosan, olvashatóan és külalakra is tetszetősen vezették. A téves bejegyzést /szavakat, számokat/ nem vakarták ki, henem ugy húzták át, hogy a törölt bejegyzés is olvasható legyen. Az iktatókönyvbe tilos volt élőszó /pl. telefon/ utján bármit is bejegyezni, iktatószámokat előre lefoglalni, vagy üresen hagyni. Az iktatókönyv rovatait - különösen a tárgyrovatot - ugy kellett vezetni, hogy az betűhíven egyezzen az előadóiv megfelelő rovataival, valamint az érkezési bélyegző lenyomatának dátum és iktatószám rovataival. Az iktatókönyvet a naptári év végén, az utolsó iktatószám után dátummal, a segédhivatali főigazgató aláírásával és a hivatal körbélyegzőlenyomatával lezárták, hogy ezáltal elkerüljék az utólagos bejegyzések lehetőségét.