Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
A Program development aloeztálr a records raanagüTnent munkatervek összeállítása, a módszereinek meghatározása, a megfelelő felszerelés kiválasztása, a mikrofilm alkalmazása és egyéb hasonló kérdések megoldása érdekében meghívásra a szerveknél la dolgozik. A rendzerezési /iratmegőrzési/ felszerelést a G.S.A, más osztályaival és a költségvetési csoporttal egyetértésben választja ki, fiz az osztály biztosítja végül az Interagency RecorJa Admlnlstratlon conferences rendszeres megtartását. Az "agency surveys w alosztály Ez az alosztály a szövetségi szervek kérésére a pajperwork. vonatkozásában szervezési adatfelvételeket k5szit, részletes reformokra tesz javaslat-t és közreműködik ezen javaslatok megvalósításában; ^mellett egyszerű tanácsokat is ad és konzultációkat is tart a szerveknél. Másfelől a költségvetési csoporttal együtt működve végrehajtja a szövecségi igazgatás nyomtatványainak szabványosítását. Ez az alosztály irányítja végül a fenti kérdések vonatkozásában a vidéki Irodákat. Egy nagy irodai munkaszervező ügynökségnek is tekinthetnők tehát, melynek tevékenysége nem szorítkozik csupán az iratokkal kapcsolatos területekre, hiszen az iratok tulajdonképpen az Igazgatási munka ^nyagi megnylivánulásni, azok létrehozásának ét használhatóvá tételének ésszerűsítése sok esetben a szerv egészének teljes átszervezését teszi szükségessé. Az ügynökség munkája tudományos alapokon nyugszik, éspedig a munkaszervezés klasszikus elvein, /lkalmazzák persze ez alaposan kidolgozott UJ módszereket is, melyek af előre nem látható elemeket eleve kiküpzöbölik, szigorúan elhatárolják az előirt munkák különböző szakaszait és mindegyik munkaszakaszra megfelelő eljárásokat és müveleteket Írnak elő. Mindezzel távolról sem azt akarjuk mondani, mintha ezekkel a surveys-ekkel megbízott szakértők csak az elméleteket szajkóznák'. Épp ellenkező?eg. Nem a tul elvont szervezési elvekről elmélkednek, csak a valóságos adottságokat: az embereket és az iratokat veszik figyelembe. A szerv által felhasznált 4 rátok közül min'ig a végső, az, amelyik a szerv tevékenységének igazolására alkalmas, az köti le minden figyelmüket; az számunkra az egyetlen szükséges dokumentum, melynek segítségével át lehet szervezni mindent és melynek alapján meg lehet határozni a javaslatokat. A Bu rveys alosztály, a program devalopment alosztályhoz hasonlóan bizonyos számú kérdőivet is használ és a táblázatok, a szervezeti sémák és nyomtatványok elkészítéséhez szükséges berendezései is vannak. Munkálatai eredménye 4 t az alosztály mind a központi szerveknél, mind a vidéki kirendeltségeknél népszerűsíti. Jelentős eredményeket értek el csaknem mindenütt az iktatás, a rendszerezés, a nyomtatványok megszerkesztése és alkrlmazása terén stb. Másfelől az alosztályon készül egy kézikön;-* is /Survey techniquea. gulde for the raanagement analyst /: mely az alábbiakat tartalmazza majd: 1./ a surveys előkészítésének normái, 2./ a eurveys végrehajtásának normái, 3./ u paperwork különböző fázisaira vonatkozó gyakorlati javaslatok. A "federal records centere"alosztály EnneK az alosztálynak a tevékenysége foglalkoztatott leginkább T/ashlngton-i időz esünk alatt, mert ennek az alosztálynak a munkája érdemli meg a legnagyobb figyelmet.
