Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.

- 13 Ezek a számok ékes bizonyságai annak, hogy a blrth control-nak nem volt tul nagy sikere. A N.A.R.S. Records Management Dlvl

aion-la által különféle közigazgatási szerveknek nyújtott segítség: az iratok létrehozásával és a dossziék kialakításával /fiiing/ kapcsolatos megbeszélések /auditg/

1 és a vizsgálatok /aurveys/ '• nem sok eredményt értek el. Komoly erőfeszítéseket tettek - mindenekelőtt kézikönyvek összeállítása és terjesztése utján a szervek tájékoztatása érdekében. 1955-ben három ilyen kézikönyv jelent meg: a Form letters

. a Plain letters éa a Federal records center cimüek. Ezzel szemben az iratoknak akár .a rendszeres használat utáni, akár a records centersekben való hosszabb-rövidebb időzésük utáni selejtezését elősegíteni hivatott schedules-ok célszerűsége már kezdettől fogva nyilvánvalóvá vált. Azt mondtuk fentebb, hogy ezek a schedulesok elkerülhetővé tették a minden szövetségi irat selejtezése esetében kieszközlendő különleges kongresszusi engedély megszerzését. Az 1943-1945 évi törvényhozás nemcsak arra hatalmazta fel ugyanis a szerveket, hogy a kiselejtezett iratok jegyzékét /disnosal lists

/ utólag mutassák be a kiküldött parlamenti bizottságnak, hanem lehetővé tette annak előzetes engedélyezését is, hogy az egyes közigazgatási szervek irataira, vagy a több szervnél keletkező, azonos jellegű iratokra vonatkozó, és sommásan jóváhagyott schedules-ok /az un. generál sch

ed^leaok/ segítségével döntsenek ezek az iratok sorsa fölötte 195o-ben aa öaazes iratok 4o %-ára készültek el a achedulee-okt 1951 óta már az iratok

1 56 #-ára voltak schedules-ok s ez az arány 1952-ben 87 #-ra, 1953-ban 92 #-ra, 1954ben pedig 95 $-ra emelkedett. Bzzel párhuzamosan erőteljesen folyt a generál aohedules-ok kidolgozásai az első évben 6, 1952-re 14» hat hónappal később pedig már 16 készült el. /28/. Ilyen körülmények közt az átselejtezett iratok mennyisége megnövekedett, dé ugyanakkor biztonságosabbá vált maga a selejtezés is. 195o-ben 35o, 1951-ben 7oo, 1952-ben 9oo, 1953-ban egyedül a polgári szerveknél 47o, 1954-ben lloo, 1955-ben pedig 13oo kilométer mennyiségű iratot selejteztek ki és semmisítettek meg. Ezalatt a nagy ujitás, a szövetségi records centers hasonló ütemben fejlődött. 195o május elejére levéltári raktárrá alakították át NewYorkban a tengerészet ruházati raktárát s június 3o-ára már több mint 15 kilométer mennyiségű iratot helyeztek el benne. Két év múlva már 45o kilométer - más szóval a Szövetségi levéltár befogadóképessége egy és félszeresének megfelelő - mennyiségű iratot helyeztek igy el. Ezek a centers-ek 5o kilométernyi iratot selejteztek ki ezekben az években. 1952-től kezdődően már 8 állandó és 2 ideiglenes oenters működött, vagyis G.S.A.-körzetenként egy-egy nem is számítva a Saint Louis-it, melyet a szövetségi igazgatás /ideértve a , hadsereget is/ személyzeti vonatkozású iratainak elhelyezéaére tartottak fenn* 1955-ben a két ideiglenes centers-t állandósították, a San Franlaco-i pedig egy kisegítő raktárát kapott Honolulu-ban. Ugyanabban afc időben - továbbfejlesztve a taak force által javasolt centralizációs politikát - csökkentették a szervek önálló centerselnek számát: a kezdeti lo4-ből 1955-ben már csak 34 működött, jórészt a honvédelmi igazgatás körében. Meg kell még jegyezni, hogy 1/ audits • megbeszélések, konzultációk 2/ surveys • felülvizsgálat, feltérképezés, áttanulmányozás • . i