Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Pérotin, Yves: A "Records Management" és az amerikai levéltárak / 1–36. o.
- 1 A levéltári munka kérdései Y v • s Pérotint A "TgOORDS MANAGEMENTg ÉS AZ AMERIKAI LEVÉLTÁRAK 17 • A hivatalok Jelenleg rendkívül nagy mennyiségű iratot hoznak létre és ezek az iratok valósággal elárasztják helyiségeiket. Ez a közismert jelenség azonban nemosaí- a hivatali szervek normális működését zavarja, akadályosea a levéltárak munkáját is. Minden modern civilizációjú országban ugyanuz a helyzet. Azok i tényezők, melyek ennek az általános jeleneégnek a su1/át növelik! egyfelől a ízervek által termelt iratokat végső fokon befogadó levéltárak raktárainak elavultsága és alacsony befogadóképessége, másfelől az egyre gyarapodó és egyikért is tuladminisztrált lakosság politikai, gazdasági, jogi stb. tevékenységének állandó növekedése. Az első tényezőt a le^éltárj. raktárak befogadóképességének állandó növelésével ki lehetne küszöbölni. A válság második tényezőjét - az irattultermelést - azonban ugy látszik, nehezebbe** lehet, legalábbis belátható időn belül hatástalcnitani.De ezen a fronton is fel kell venni a küzdelmet, mert ellenkező esetben rövid 1dőn belül hiábavalókká válnak mindazok az erőf^ezitések, melyek révén sikerülhetne a levéltárak férőhelyét jelentős mértékben növelni és értékes iratalkat használhatóvá tenni. Ésszerűsíteni és korlátozni kell az irattermelést„ szabályozni kell az iratok rendszerezését, azoknak a szerveknél történd megőrzését, meg kell határoeni az iratselijtezések mértikét, ütemét és módozatait, ki kell dolgozni aj állandó megőrzést nem igénylő iratok átmeneti /időlag* 8 / elhelyezésének rendszerét stb. Meg lévén gy'ződve arról, hogy fcgy ilyen vállalkozás a legcsekélyebb reménnyel sem kecsegtet az elréleti munkák és a világszerte megvalósított gyakorlati eredmények ismerete nélkül, mindenekelőtt bibliográfiai vizsgálatokat végeztünk, áttanulmányoztuk a főbb nyugati országok levéltárosai által közölt munkákat, majd hozzáláttunk a nemzetközi gyakorlati tapasztalatok megvizsgálásához. Maguk a nemzetközi levéltári ezervezetek is több Ízben foglalkoztak a kérdéfcael /l/; a francia levéltárosok is közöltek érdekes elméleti fejtegetéseket /2/, az Archives Nationales pedig már meg is valósította a központi szervekhez kirendelt levéltári "missziók" rendszerét; a németek is megvizsgálták a kérdés elméleti oldalát /3/í az olaszok pedig az irattárak, a "régi irattárak" és a levéltárak közötti megkülönböztetés révén értek el jelentős eredményeket /4/t a spanyolok ugyanazon szempontok segítségével szereztek értékes tapasztalatodat az irattárak munkájáról /5A Az angolok a limbo megszervezésével, a Grigg bizottság munkáiéval és az ebből fakadó jogszabályokéi - de különösen a recorda offlcers ^-i állások megszerve1/ A fenti tanulmány szerkője a Szajna megyei és Párizs városi levéltár^igazgatója és a Levéltári Kerek Asztal főtitkára. A vezetése alatt működő levéltár a hntalmas mennyiségű legujabbkori iratokat befogadni már nem képes. A megoldás tanulmányozása érdekében nemrég Amerikában járt. Tapasztalatairól kVszült érdekes jelentése - melynek néhány megállapítja szerintünk vitatható - a nálunk is felmerült hasonló kérdések tisztázásánál igen jól hasznosítható lesz. /Szerk*/ 2/ limbo * átmeneti raktir 3/ recorda offlcers « a helyes iratkezelésért felei ős tisztviselő.
