Levéltári Szemle, 13. (1963)
Levéltári Szemle, 13. (1963) 1–2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Bilkei Gorzó Nándor: Az Autóközlekedési Tudományos Kutató Intézet (ATUKI) irattározási és kezelési rendtartása / 207–211. o.
- 210 rok az elintézett ügyiratokat leadják az irattárnak, az igazgatói aláirásra kerülő tieztázatokat pedig -másolatokkal és mellékletekkel együtt- az ig. titkárnak, a postázásra ill, irattárba helyezésre kerülőket szintén az irattárnak. 12-15 óráig az irattár a beérkező iratokat mutatózza és a kimenőket postázza. /Közben a titkár az aláirt darabokat kiadja./ Postakönyvek beírása, portó-elszámolás, stb. 15 órától az irattár az iratokat reponálja /azaz az eredeti helyükre teszi/. 8./ Pontos, hogy az osztály-kézbesitőkönyvek mindig az irattárban maradjanak, az adminisztrátorok a napi postát saját nyilvántartó könyvükbe, majd onnan az előadók külön-külön munkakönyvbe bejegyezzék. Az ügy elintézése után az iratokat az osztály "visszakézbesitő" könyvekkel juttatja el az ig. titkárhoz, ill. az irattároshoz. A nyilvántartókönyv, az előadói könyvek és a visszakézbesitő könyv mindig az osztályoknál marad. 9./ A tervezet és elintézés /tisztázat/ szövege első másolatként mindig a jobb papirból készült előadói ivre kerül, s igy előnyösebb az irattári megőrzésre. 10./ Az iktatókönyvben előre megállapított keretben /1-től 70. iktatószámig/ egy helyre kerülnek az előre fix számmal jelzett speciálisan intézeti tudományos kutatási témák. Ezek után 71-től 100. iktatószámig a leggyakrabban előforduló és egybegyűjtést igénylő tárgykategóriák. Majd hasonló együttesben a beruházási /201-300./ és felújítási /301-400./ ügyek. A szükséghez képest a folyamatos iktatósorban uj, ill. más kereteket is ki lehet jelölni. - A tárgykategóriákban pl. igazgatói utasítások, megrendelések, újítások, könyvtárügyek stb. gyüjtőtételek szerepelnek. 11./ Az iktatókönyvbe csak az irattáros jegyezhet be, ill. szükség szerint láthatóan törölhet, vagy javithat. Az elintézési perióduson kivül az iratokhoz csak az irattáros nyúlhat, az irattár helyiségébe senki az irattáros jelenlétén kivül be nem mehet. Iratot csak az irattáros szerelhet, ill. reponálhat. 12./ Az iratok sorsát a keletkezéstől az elhelyezésig az irattári-, segédkönyvekbe pontosan be kell jegyezni. 13./ Az iratok jogszabályokban előirt sorsáról, kölcsönzéséről, lemásolásáról stb. csak az Intézet igazgatója intézkedhet. 14./ A segédkönyveket /mutatók/ stb. pontosan és több név vagy tárgy esetében több irányban kell vezetni. 15./ A feljegyzéseket is mindenkor előadói iveken kell iktatva megindítani. Az ügyosztályok közötti levelezés, véleménycsere, kérés vagy jelentés mindenkor R.U. /rövid utas/ formában előadói iveken, az irattáron keresztül történik. 16,/ Az ügyintézés nélkül "Irattárba helyezendő" intézkedés elvileg ugyancsak az igazgatónak, ill. mindenkori helyettesének van fenntartva, de
